6 Tipps, um effizienter im Büro zu drucken

Auch wenn die Digitalisierung weiter voranschreitet, so sind wir von dem papierlosen Büro noch sehr weit entfernt. Zwar sind in zahlreichen Unternehmen, die Prozesse weitestgehend digitalisiert, doch gibt es zahlreiche Dokumente, die noch immer zwingend ausgedruckt werden müssen.

Weil das Thema Drucken für so viele Unternehmen noch immer eine große Rolle spielt, dachte ich mir, schreibe ich mal einen Beitrag zu Thema drucken. Herausgekommen sind dabei einige Tipps wie dein Unternehmen deutlich effizienter drucken kann und wie du unnötige Kosten vermeidest. Außerdem gehe ich noch kurz auf das Thema Sicherheit ein, denn bei dem Druckvorgang können Dritten leicht sensible Daten verfügbar gemacht werden.

Originales Verbrauchsmaterial kaufen

Zahlreiche Billiganbieter verkaufen günstiges Verbrauchsmaterial für Drucker, hierzu gehören insbesondere Druckerpatronen. Im ersten Moment sind diese Nachahmerprodukte, zwar günstiger, doch gehst du damit auch das Risiko ein, dass die Qualität deiner Ausdrucke sinkt oder sogar Schäden an deinem Drucker auftauchen.

Um dies zu verhindern solltest du immer nur originales Druckerzubehör kaufen. Dies ist vielleicht kurzfristig etwas teuerer als die billigen Nachahmerteile, doch langfristig sparst du hiermit auf jeden Fall Geld. Du kannst dir sicher sein, dass die Qualität deiner Ausdrucke hochwertig bleibt und gehst kein Risiko ein, dass die nicht-orginalen Zubehörteile eventuell einen Schaden verursachen.

Druckqualität: Sparmodus

Zahlreiche Ausdrucke müssen keine hochwertige Qualität aufweisen. Oftmals müssen einfach nur die notwendigen Informationen leserlich auf dem Papier festgehalten werden. Für diese Ausdrucke reicht in der Regel der Sparmodus. Hierdurch können Unternehmen viel Tinte und letztlich Geld sparen, ohne dass Nachteile in Kauf genommen werden.

Am besten ist es, wenn Unternehmen diesen Modus standardmäßig nutzen. Falls Ausdrucke in einer hohen Qualität benötigt werden, kann der Modus leicht verändert werden.

Schwarz-Weiß drucken

Neben dem Sparmodus, bieten Drucker noch eine weitere sehr gute Möglichkeit an Geld zu sparen: der Schwarz-Weiß-Druck. Druckerfarben sind nicht gerade günstig und da kann es sehr sinnvoll sein, die meisten Ausdrucke standardmäßig schwarz-weiß zu drucken.

Auch das Schwarz-Weiß-Drucken sollte standardmäßig eingestellt werden und nur dann auf den Farbdruck umgestellt werden, wenn dies wirklich sinnvoll und notwenig erscheint. Gerade wenn es beispielsweise darum geht, Marketingmaterial für potenzielle Kunden zu erstellen, sollte an der Druckqualität nicht gespart werden. Dann ist auch der Farbdruck absolut sinnvoll. Wenn es allerdings hingegen um interne Papiere geht reicht in aller Regel der Schwarz-Weiß-Druck.

Digitale Integration

Gerade in der heutigen Welt ist es wichtig, dass Drucker mit der digitalen Welt verbunden sind. Viele moderne Drucker haben ein kleines Farbdisplay (meist ein Touchdisplay), welches die Bedienung deutlich vereinfacht. So ziemlich jeder Drucker ist heute auch mit WLAN ausgestattet, was besonders praktisch ist. Denn hierdurch kann direkt vom Arbeitsplatz gedruckt werden. Das Schlangestehen vor dem Drucker entfällt hiermit.

Renommierte Druckerhersteller bietet auch entsprechende Apps an, mit denen das Drucken noch einfacher gemacht wird. Mit der jeweiligen App lassen sich Druckaufträge auch direkt vom Smartphone aus starten. Wichtig ist, dass es den Angestellten so leicht wie möglich gemacht wird, Dinge auszudrucken. Probleme mit dem Drucke gehören in vielen Büro wohl zu den nervigsten Problemen.

Multifunktionsdrucker

Multifunktionsdrucker können nicht nur drucken, sondern auch scannen und faxen. Damit wird die Gerätelandschaft in Unternehmen deutlich kleiner. Wo früher noch einzelne Geräte notwendig waren, reicht heutzutage ein einzelner Multifunktionsdrucker.

Unternehmen, die noch immer keinen Multifunktionsdrucker verwenden arbeiten nicht mehr zeitgemäß. Denn hierdurch können viele Arbeitsschritte für die Angestellten enorm vereinfacht werden.

Druckdaten verschlüsseln

Wenn jemand ein Dokument von seinem Arbeitsplatz drucken möchte, dann werden die Daten vom Laptop über das WLAN zum Drucker geleitet. Hierbei können dritte diese Daten abgreifen und so möglicherweise an sehr sensible Daten gelangen.

Aus diesem Grund sollten die Daten, die über das Netzwerk an den Drucker gesendet werden, verschlüsselt werden. Hierdurch wird es Dritten fast unmöglich gemacht, an die Daten aus den Dokumenten zu gelangen. Die Cyber-Sicherheit spielt also selbst bei einem so einfachen Thema wie Drucken eine wichtige Rolle und sollte unbedingt bedacht werden, wenn in einem Unternehmen ein Drucksystem integriert wird.