Alle Themen rund um Steuern und Abgaben sind für die meisten Unternehmer und Freiberufler alles andere als erfreulich. Nicht nur, weil Teile der Umsätze oder Gewinne an den Staat abgegeben werden müssen, sondern vor allem aufgrund der lästigen und zeitaufwendigen Bürokratie. In diesem Beitrag soll es nun darum gehen, die Bürokratie etwas zu erleichtern.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Bereits seit 2015 wird von der GoBD vorgeschrieben, dass jedes Unternehmen, welches steuerlich relevante Dokumente in digitaler Form verarbeitet und speichert hierfür eine sogenannte Verfahrensdokumentation erstellt. In dieser soll abgebildet werden, wie im Unternehmen mit diesen steuerlich relevanten Dokumenten umgegangen wird. Grundsätzlich besteht die Dokumentation dann aus 4 Teilen: einer allgemeinen Beschreibung, der Anwenderdokumentation, der technischen Systemdokumentation und der Betriebsdokumentation. Was relativ kompliziert klingt, ist es in der Realität leider auch. Aber glücklicherweise gibt es Online-Tools, die diese Verfahrensdokumentation erheblich vereinfachen. Für mehr Informationen kann ich das folgende Video empfehlen: Was ist eine Verfahrensdokumentation.

Die dokutar Verfahrensdokumentation erleichtert die Erstellung der Dokumentation deutlich. So führt das OnlineTool sie, wie in einem Interview, durch alle steuerlich relevanten Fragen und erstellt auf Basis ihrer Antworten dann eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. Hierdurch entfällt für Sie viel Recherchearbeit, um herauszufinden, was und vor allem wie alles in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden muss. Hinzu kommt, dass dokutar spezifische Verfahrensdokumentationen für verschiedene Brachen (z.B. Gastronomie, Freiberufler, Handwerk, Einzelhandel…) anbieten und sie hierdurch für sie passende Dokumentationen erstellen können.

Was passiert ohne eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation?

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen noch keine Prozesse für eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation etabliert haben, sollten Sie sich schnellstens darum kümmern. Denn ohne eine Verfahrensdokumentation könnte es passieren, dass der Betriebsprüfer Ihre Buchführung als mangelhaft ansieht. Um sich hiervor zu schützen, ist es wichtig durch eine Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchhaltung sicherzustellen. Insbesondere in Unternehmen, die viel mit Bargeld arbeiten kommt der Verfahrensdokumentation eine große Bedeutung bei, da typischerweise bei Bargeldgeschäften die Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung schwieriger sein kann.

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Die Art und Weise, wie wir arbeiten hat sich seit jeher gewandelt. Der Wandel von einer Produktionszentrierten Wirtschaft hin zu einer Dienstleistungsgesellschaft führte dazu, dass immer mehr Menschen zum Arbeiten kaum mehr als ihren Laptop benötigen. Idealerweise hat man einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz in einem schön eingerichteten Büro. Ein Trend, der sich insbesondere für Freiberufler und bei kleinen Unternehmen durchsetzt, ist die Nutzung eines sogenannten Coworking Spaces. Diese Büros bzw. Arbeitsplätze gibt es inzwischen in jeder größeren Stadt. So kann man ein Coworking Space in Frankfurt mieten mitsamt einer repräsentativen Adresse für das eigene Unternehmen.

Welche Vorteile haben Coworking Spaces?

Infrastruktur: Die meisten Anbieter von Coworking Spaces bieten eine hochwertige Infrastruktur an. Angefangen von Highspeed Internet, über moderne Konferenzräume und fortschrittliche Präsentationstechnik. In der Regel bieten Coworking Spaces auch Aufenthaltsräume und Küchen an, für den lockeren Austausch mit Kollegen. Denn wie wir von vielen Silicon Valley Unternehmen gelernt haben, ist eine angenehme lockere Arbeitsumgebung für ein produktives und kreatives Arbeiten essentiell.

Sofort einsatzbereit: Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Büro, ist ein Coworking Space direkt einsatzbereit, was einen Umzug deutlich einfacher und schneller macht. Meist sind die Büros mit allem Notwendigen bereits ausgestattet, wie beispielsweise Schreibtischen, Stühlen, Drucker, Präsentationstechnik und natürlich einer Kaffeemaschine.

Flexibilität: Coworking Spaces stehen für Flexibilität. So finden sich bei den meisten Anbietern flexible Mietmodelle, sodass kleine Unternehmen nur für das bezahlen, was sie auch wirklich benötigen und nutzen. Wenn beispielsweise ein größerer Konferenzraum benötigt wird, kann dieser genau für die Zeit gemietet werden, wann dieser gebraucht wird.

Austausch und Vernetzung: Ein Coworking Space ist auch ideal, um sich mit anderen Freiberuflern und Unternehmern zu vernetzen. Viele Freiberufler, die von Zuhause aus arbeiten kennen das Problem: man sitzt viel alleine vor dem Laptop und auch in den Pausen ist man meistens alleine. In einem Coworking Space arbeiten viele andere Freiberufler und Unternehmer, sodass die Pausen für einen freundlichen und spannenden Austausch genutzt werden können. Dieser Austausch fördert natürlich auch die Kreativität und die Innovationskraft, indem neue Ideen mit anderen Menschen besprochen und diskutiert werden können.

Kostengünstig: Da es in Coworking Spaces viele verschiedene Mietmodelle gibt, kann genau jenes ausgewählt werden, welches den eigenen Anforderungen am besten gerecht wird. Hierdurch können – im Gegensatz zur herkömmlichen Miete eines Büros Kosten gespart werden.

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Im Kern erfolgreicher Unternehmungen steht die Identifikation der passenden Geschäftsidee. Denn um im heutigen Wettbewerb bestehen zu können, braucht es a) das gezielte Erkennen und Analysieren von Marktlücken und Nutzerbedürfnissen und b) kreative und innovative Lösungsansätze. Dies legt den Grundstein für den Aufbau nachhaltiger und profitabler Geschäftsmodelle, die nicht nur marktrelevant sind, sondern auch langfristigen Erfolg versprechen. 

Ein umfassender Leitfaden für Startups bietet eine klare Struktur und praktische Ratschläge für angehende Unternehmer. Dieser vermittelt nicht nur bewährte Methoden und Werkzeuge, sondern auch branchenspezifisches Wissen und praxisnahe Beispiele. Durch die Anwendung eines Startup-Guides können Gründer ihre Geschäftsidee systematisch entwickeln und erfolgreich auf dem Markt etablieren.

Phase 1: Probleme und Bedürfnisse erkennen

Die erste Phase im Prozess der Geschäftsideenentwicklung konzentriert sich auf die Identifizierung von Marktlücken. Dieser entscheidende Schritt erfordert eine tiefgehende Analyse bestehender Märkte, um Bereiche zu erkennen, in denen Kundenbedürfnisse unerfüllt bleiben. Durch das Verständnis dieser Lücken können Unternehmer Möglichkeiten für neue oder verbesserte Produkte und Dienstleistungen identifizieren.

Zur Ermittlung dieser Bedürfnisse bedienen sich Unternehmer verschiedener Methoden, darunter Marktforschung, Kundenbefragungen und Trendanalysen. Diese Instrumente ermöglichen es, direkten Einblick in die Wünsche und Probleme potenzieller Kunden zu gewinnen, was die Grundlage für die Entwicklung relevanter und nachhaltig erfolgreicher Geschäftsideen bildet.

Phase 2: Ideengenerierung

In diesem Stadium setzen Unternehmer auf eine Reihe von Kreativitätstechniken, um innovative Lösungen für zuvor identifizierte Probleme und Bedürfnisse zu generieren. Diese Techniken sind entscheidend, um den kreativen Prozess zu strukturieren und vielfältige Perspektiven zu fördern.

  • Brainstorming: Eine Methode, um in einer offenen Atmosphäre frei Ideen zu sammeln, ohne diese sofort zu bewerten.
  • SWOT-Analyse: Diese Technik hilft, Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines potenziellen Geschäftskonzepts zu analysieren.
  • Design Thinking: Ein Ansatz, der Problemlösung und Ideenfindung durch Empathie mit den Nutzern in den Mittelpunkt stellt.
  • SCAMPER: Eine Technik, die durch Ansätze wie Substitute, Combine, Adapt, Modify, Put to another use, Eliminate, and Reverse den Denkprozess anregt.

Nach der Ideenfindung geht es darum, aus der Vielzahl an Ideen jene auszuwählen, die das Potenzial haben, in ein tragfähiges Geschäftsmodell überführt zu werden. Hierbei spielen Faktoren wie Marktfähigkeit, Alleinstellungsmerkmale und die Fähigkeit zur Problemlösung eine zentrale Rolle. Erfolgreiche Geschäftsmodelle zeichnen sich oft dadurch aus, dass sie bestehende Angebote nicht nur verbessern, sondern auch neu interpretieren und so präzise auf Marktanforderungen und Kundenbedürfnisse eingehen.

Phase 3: Marktanalyse

Die Marktanalyse spielt eine zentrale Rolle bei der Entwicklung von Geschäftsideen, indem sie entscheidende Einblicke in Marktbedingungen, Wettbewerbslandschaft und Zielgruppenbedürfnisse liefert. Eine gründliche Analyse hilft Unternehmern, das Marktpotenzial ihrer Idee realistisch einzuschätzen, wichtige Trends zu identifizieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu bewerten. Die gewonnenen Informationen sind essenziell für die strategische Planung und Positionierung des Angebots im Zielmarkt.

Zur Durchführung dieser Analyse stehen eine Vielzahl von Werkzeugen und Methoden zur Verfügung, darunter Marktstudien, Umfragen, Fokusgruppen und Datenanalysetools. Diese Instrumente ermöglichen es, ein tiefes Verständnis für die Marktmechanismen zu entwickeln und die Geschäftsidee entsprechend den Marktbedürfnissen und -chancen zu optimieren. Die sorgfältige Anwendung dieser Methoden bildet die Basis für die Entwicklung einer erfolgreichen, auf den Kunden abgestimmten Geschäftsstrategie.

Phase 4: Überprüfung der Profitabilität

Diese Phase darf in keinem Startup-Guide fehlen. Sie umfasst die Analyse von Finanzmodellen, Kosten- und Erlösstrukturen, um eine fundierte Vorhersage über den wirtschaftlichen Erfolg zu treffen.

  • Finanzmodelle: Cashflow-Rechnung, Gewinn-und-Verlust-Rechnung
  • Kostenstrukturen: Fixkosten, variable Kosten
  • Erlösmodelle: Einkommensquellen, Preisstrategien
  • Break-Even-Point: Punkt, an dem die Einnahmen die Kosten decken

Die Erstellung einer detaillierten Finanzprognose ermöglicht es Unternehmern, den Break-Even-Point zu bestimmen und die langfristige Rentabilität zu planen. Dieser Schritt ist unerlässlich für die Sicherung der finanziellen Nachhaltigkeit des Unternehmens.

Phase 5: Die Testphase

Nun geht es ans Prototyping und die Erstellung eines Minimum Viable Products (MVP). Diese initialen Produktversionen dienen dazu, frühzeitig Feedback von potenziellen Nutzern einzuholen und darauf basierend iterative Verbesserungen vorzunehmen. Dieses Vorgehen ermöglicht eine kontinuierliche Anpassung und Optimierung der Geschäftsidee, was essenziell für die erfolgreiche Markteinführung und langfristige Positionierung ist. Abschließend bietet die Testphase die Möglichkeit, die Marktfähigkeit und Nutzerakzeptanz zu bewerten, bevor weitere Ressourcen investiert werden, und legt den Grundstein für den finalen Launch.

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Es ist inzwischen wohl international bekannt, dass insbesondere deutsche Unternehmen nicht gerade zu den digitalsten Unternehmen der Welt zählen. Teilweise ist es ziemlich verwunderlich, wie stark sich einige Unternehmen gegen die Digitalisierung wehren. Ein Lösung, die Digitalisierung in das eigene Unternehmen zu tragen, ist eine sogenannte Ecommerce Beratung.

Was umfasst eine E-Commerce Beratung?

Eine E-Commerce Beratung kann verschiedene Aspekte umfassen, je nachdem, was ein Unternehmen benötigt. Grundsätzlich zählt zur E-Commerce Beratung die Entwicklung von Markenstrategien, speziell für den digitalen Markt. Denn Markenstrategien können sich erheblich zwischen online und offline unterscheiden. Ebenso kann die Internationalisierung für bestimmte Unternehmen eine wichtige Rolle spielen. Das Internet macht es vielen Unternehmen besonders leicht ihre Geschäfte in die gesamte Welt auszudehnen. Insbesondere für sehr junge Unternehmen ist ein fundierte Markt- und Wettbewerbsanalyse wichtig. Jeder Unternehmer sollte exakt wissen, in welchem Markt man tätig ist und wer die Wettbewerber sind. Natürlich unterstützt die E-Commerce Beratung auch dabei, Strategien für den E-Commerce zu entwickeln. Hierzu zählt aber zusätzlich auch die Auswahl der richtigen Systeme für das jeweilige Unternehmen. Da es viele verschiedene Software-Lösungen für fast alle Probleme gibt, kann es teilweise sehr schwer sein, die richtigen Lösungen für das eigene Unternehmen auszuwählen.

Warum kann eine E-Commerce Beratung sinnvoll sein?

Wie auch die „echte“ Welt wird auch die digitale Welt jeden Tag komplizierter. Aus diesem Grund kann es problematisch sein, neben dem Tagesgeschäft den Überblick zu behalten und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Digital Consulting kann dabei helfen, durch die Hilfe von Experten die richtigen Entscheidungen zu treffen und damit der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Wichtig zu bedenken ist auch, dass man als Unternehmer nicht alles selbst machen muss. Es kann sehr sinnvoll sein bestimmte Dinge an Experten auszulagern und sich selbst um diejenigen Aufgaben zu kümmern, die mehr zum Kerngeschäft zählen.

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