Technische Geräte können den Arbeitsalltag nicht nur deutlich einfacher gestalten, sondern auch die Produktivität merklich erhöhen. Aus diesem Grund ist es für Manager und Unternehmer wichtig, dass die eigenen Mitarbeiter die entsprechenden Werkzeuge und Tools an die Hand bekommen, um tatsächlich produktiv arbeiten zu können. Angefangen von der richtigen Software, die leicht zu bedienen und leistungsstark ist, bis hin zu Frankiersystemen oder elektrischen Brieföffnern reicht die Bandbreite von leistungssteigernden Werkzeugen.
In diesem Beitrag geht es um elektrische Brieföffner und wie diese den Arbeitsablauf verbessern, indem Mitarbeiter nun keine Zeit mehr aufwenden müssen, um die zahllosen Briefe zu öffnen. Bereits Unternehmen einer mittleren Größe können von einer echten Welle aus Briefen überflutet werden. Sicherlich zählt das öffnen von hunderten Briefen nicht gerade zu den Lieblingsaufgaben eines Mitarbeiters. Automatische Brieföffner sind dort eine lohnende Alternative.
Produktivität mit Hilfe elektrischer Brieföffner steigern
Ein großer Teil der Arbeit, die die Unternehmenspost betrifft ist sicherlich das Versenden von Rechnungen und anderen Briefen. Häufig wird dabei allerdings vergessen, dass Unternehmen nicht nur viel Post verschicken, sondern auch sehr viel Post erhalten. Die zahllosen Briefe, die Unternehmen jeden Tag erhalten müssen natürlich geöffnet werden. Je nach Unternehmensgröße bedarf es da nicht zu verachtender Personalkapazitäten, die für eine stupide Arbeit wie dem Öffnen von Briefen abgestellt werden müssen. Diese Arbeit ist nicht nur langweilig und ermüdend, sondern wird auch den Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter nicht gerecht. Darüber hinaus ist jeder noch so motivierte Mitarbeiter deutlich langsamer als ein elektrischer Brieföffner, der hunderte Briefe in der Minute öffnen kann.
Anstatt also jeden einzelnen Brief manuell durch einen Mitarbeiter öffnen und bearbeiten zu lassen, kann es besser sein, die Investition zu tätigen und einen elektrischen Brieföffner zu kaufen. Bei der Masse an Briefen, die viele Unternehmen jeden Tag erhalten, kann es zudem schnell passieren, dass die Post unsauber geöffnet wird oder der Inhalt sogar beschädigt wird. Beides passiert mit einem elektrischen Brieföffner natürlich nicht.
Vielmehr sollten sich Ihre Mitarbeiter auf die Aufgaben konzentrieren, die sie zum einen Fordern und zum anderen für die sie qualifiziert sind. Denn genauso wie zu schwierige Aufgaben führen auch zu leichte Aufgaben dazu, dass Mitarbeiter demotiviert werden.
Wie funktioniert ein elektrischer Brieföffner?
Zunächst wird die eingehende Post, die geöffnet werden soll in einem bestimmten Fach gesammelt. Aus diesem Fach kann der Stapel Briefe eingezogen und letztlich innerhalb der Maschine geöffnet werden. Nun gibt es allerdings verschiedene Wege, wie ein elektrischer Brieföffner die Briefe öffnen kann.
Die erste Möglichkeit ist, dass die Briefe geschnitten werden. Hierzu besitzt der Brieföffner ein Messer, welcher die Briefe aufschneidet. Bei dieser Möglichkeit kann zwar Papierabfall entstehen, doch ist das Messer meist in der Lage auch dickere Briefe problemlos zu öffnen.
Eine andere Methode ist das Fräsen. Beim Fräsen von Briefen entsteht ebenfalls Papierabfalls. Der Fräser ist so eingestellt, dass ausschließlich das Kuvert beschädigt wird, der Briefinhalt selbst jedoch unbeschädigt bleibt.
Die dritte Methode ist das Aufschlitzen der Briefe, wodurch kein Abfalls entsteht und so die Möglichkeit eines Maschinenstaus fast ausgeschlossen ist. Diese kann gegebenenfalls die Produktivität nochmals deutlich steigern. Viele professionelle Brieföffner vertrauen auf dieser dritten Methode, da sie sich in der Praxis meist als am geeignetsten erweist.
Der elektrische Brieföffner kann auf die verschiedenen Formate der Briefe eingestellt werden. Am besten werden so die Briefformate eingestellt, die Ihr Unternehmen am häufigsten erhält. Gute elektrische Brieföffner sind darüber hinaus sehr leicht zu bedienen und erzeugen beim Arbeiten nur leise Geräusche, sodass Mitarbeiter in der unmittelbaren Umgebung konzentriert weiterarbeiten können. Sehr laute Brieföffner eignen sich natürlich nicht für eine Installation im Büro. Vielmehr muss eine so laute Maschine in einem separaten Raum aufgestellt werden, dort wo kein Mitarbeiter durch laute Geräusche gestört werden kann. Am sinnvollsten ist allerdings direkt beim Kauf auf die Lautstärke zu achten und sich diese ggf. vorführen zu lassen.
Vorteile elektrischer Brieföffner
Elektrische Brieföffner sind dafür gemacht eingehende Post selbständig schnell und sauber zu öffnen, sodass der Inhalt eines Briefs nicht beschäftigt wird. Darüber hinaus sind elektrische Brieföffner deutlich schneller als Mitarbeiter und effizienter. Wohl kein Mitarbeiter kann mit der Geschwindigkeit eines automatischen Brieföffners mithalten. Innerhalb von einer Minute können hunderte Briefe geöffnet werden. Jeder noch so schnelle und motivierte Mitarbeiter würde in der gleichen Zeit wohl nur einen winzigen Bruchteil schaffen.
Wer öffnet schon gerne hunderte Briefe von Hand?
Stattdessen kümmert sich die Maschine um das Öffnen der Briefe und die Mitarbeiter können sich stärker darauf konzentrieren diese Briefe zu bearbeiten.
Der richtige Brieföffner für jede Unternehmensgröße
Wichtig ist natürlich, dass die Leistungsfähigkeit des Brieföffners an die Anforderungen des Unternehmens angepasst ist. Für ein kleines Unternehmen reicht so ein Brieföffner mit einer deutlich niedrigeren Leistung aus, als bei einem Unternehmen, welches tausende Briefe am Tag zu öffnen hat.
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