Rechnungen effizient erstellen: Wie Online-Händler ihre Buchhaltung mit Schnittstellen automatisieren

Im Online-Handel sind die Gewinnmargen in zahlreichen Produktkategorien bekanntlich knapp bemessen. Dies gilt insbesondere für Unternehmer, die auf Plattformen wie eBay verkaufen, wo es in den meisten Produktkategorien einen ausgeprägten Wettbewerb gibt. Umso wichtiger ist es für erfolgreiche Online-Händler, Arbeitsprozesse so gut wie möglich zu automatisieren. Ein Thema, welches viel Zeit verschlingt ist die Rechnungserstellung und -verwaltung. Die richtige Online-Buchhaltungssoftware sollte Unternehmer eine effiziente Erstellung und Verwaltung von Rechnungen ermöglichen.

Typische Zeitfresser bei der eBay-Rechnungserstellung

Noch immer gibt es viele Händler, die manuell Käuferadressen, Artikelnummern, und Verkaufspreise aus eBay kopieren und in ihre Rechnungen einfügen. Dies kostet nicht nur sehr viel Zeit, sondern ist auch eine potentielle Fehlerquelle. Allzu leicht passieren dabei Zahlendreher bei den Artikelpreisen oder Tippfehler in Lieferadressen. Dies führt nicht nur zu einem unprofessionellen Auftritt, sondern kann auch später zu Problemen führen.

Neben der Erstellung von Rechnungen, sollte ein professionelles Rechnungsprogramm online auch einen Überblick über den Rechnungsstatus geben. Insbesondere wenn es nicht nur einige Dutzend, sondern Hunderte Rechungen im Monat sind, verliert man schnell den Überblick darüber, welche Rechnungen schon bezahlt wurden, welche Rechnungen bereits versendet wurden etc.

Schnittstellen verbinden Online-Marktplätze mit der Buchhaltungssoftware

Die Schnittstelle (sogenannte API) verbindet zwei digitale Systeme, beispielsweise eBay und die Buchhaltungssoftware. Durch die Schnittstelle können Verkaufsdaten automatisch an die Buchhaltungssoftware übermittelt werden. Die Buchhaltungssoftware kann dann diese Daten nutzen, um wiederum automatisch eine Rechnung zu generienen. Die manuelle Rechnungserstellung entfällt damit. So können Händler eBay Rechnungen automatisieren und dadurch Zeit sparen. Zeit, die stattdessen für Marketing oder Logistik genutzt werden kann. Mindestens ebenso wichtig ist, dass hierdurch Übertragungsfehler vermieden werden können.

Ingesamt lässt sich sagen, dass es für Online-Händler wichtig ist effiziente Prozesse die integrieren, um ohnehin knapp bemessene Gewinnmargen so gut es geht zu nutzen. Ein Blick auf den größten Online-Händler der Welt verdeutlicht dies. Amazon versucht jeden noch so kleinen Arbeitsschritt nicht nur effizient, sondern auch so kostengünstig wie möglich zu gestalten. Hierdurch ist Amazon zum Weltmarktführer geworden und genauso sollten kleinere Online-Händler es nachmachen und alle Arbeitsschritte maximal effizient gestalten.