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6 Tipps, um effizienter im Büro zu drucken

Auch wenn die Digitalisierung weiter voranschreitet, so sind wir von dem papierlosen Büro noch sehr weit entfernt. Zwar sind in zahlreichen Unternehmen, die Prozesse weitestgehend digitalisiert, doch gibt es zahlreiche Dokumente, die noch immer zwingend ausgedruckt werden müssen.

Weil das Thema Drucken für so viele Unternehmen noch immer eine große Rolle spielt, dachte ich mir, schreibe ich mal einen Beitrag zu Thema drucken. Herausgekommen sind dabei einige Tipps wie dein Unternehmen deutlich effizienter drucken kann und wie du unnötige Kosten vermeidest. Außerdem gehe ich noch kurz auf das Thema Sicherheit ein, denn bei dem Druckvorgang können Dritten leicht sensible Daten verfügbar gemacht werden.

Originales Verbrauchsmaterial kaufen

Zahlreiche Billiganbieter verkaufen günstiges Verbrauchsmaterial für Drucker, hierzu gehören insbesondere Druckerpatronen. Im ersten Moment sind diese Nachahmerprodukte, zwar günstiger, doch gehst du damit auch das Risiko ein, dass die Qualität deiner Ausdrucke sinkt oder sogar Schäden an deinem Drucker auftauchen.

Um dies zu verhindern solltest du immer nur originales Druckerzubehör kaufen. Dies ist vielleicht kurzfristig etwas teuerer als die billigen Nachahmerteile, doch langfristig sparst du hiermit auf jeden Fall Geld. Du kannst dir sicher sein, dass die Qualität deiner Ausdrucke hochwertig bleibt und gehst kein Risiko ein, dass die nicht-orginalen Zubehörteile eventuell einen Schaden verursachen.

Druckqualität: Sparmodus

Zahlreiche Ausdrucke müssen keine hochwertige Qualität aufweisen. Oftmals müssen einfach nur die notwendigen Informationen leserlich auf dem Papier festgehalten werden. Für diese Ausdrucke reicht in der Regel der Sparmodus. Hierdurch können Unternehmen viel Tinte und letztlich Geld sparen, ohne dass Nachteile in Kauf genommen werden.

Am besten ist es, wenn Unternehmen diesen Modus standardmäßig nutzen. Falls Ausdrucke in einer hohen Qualität benötigt werden, kann der Modus leicht verändert werden.

Schwarz-Weiß drucken

Neben dem Sparmodus, bieten Drucker noch eine weitere sehr gute Möglichkeit an Geld zu sparen: der Schwarz-Weiß-Druck. Druckerfarben sind nicht gerade günstig und da kann es sehr sinnvoll sein, die meisten Ausdrucke standardmäßig schwarz-weiß zu drucken.

Auch das Schwarz-Weiß-Drucken sollte standardmäßig eingestellt werden und nur dann auf den Farbdruck umgestellt werden, wenn dies wirklich sinnvoll und notwenig erscheint. Gerade wenn es beispielsweise darum geht, Marketingmaterial für potenzielle Kunden zu erstellen, sollte an der Druckqualität nicht gespart werden. Dann ist auch der Farbdruck absolut sinnvoll. Wenn es allerdings hingegen um interne Papiere geht reicht in aller Regel der Schwarz-Weiß-Druck.

Digitale Integration

Gerade in der heutigen Welt ist es wichtig, dass Drucker mit der digitalen Welt verbunden sind. Viele moderne Drucker haben ein kleines Farbdisplay (meist ein Touchdisplay), welches die Bedienung deutlich vereinfacht. So ziemlich jeder Drucker ist heute auch mit WLAN ausgestattet, was besonders praktisch ist. Denn hierdurch kann direkt vom Arbeitsplatz gedruckt werden. Das Schlangestehen vor dem Drucker entfällt hiermit.

Renommierte Druckerhersteller bietet auch entsprechende Apps an, mit denen das Drucken noch einfacher gemacht wird. Mit der jeweiligen App lassen sich Druckaufträge auch direkt vom Smartphone aus starten. Wichtig ist, dass es den Angestellten so leicht wie möglich gemacht wird, Dinge auszudrucken. Probleme mit dem Drucke gehören in vielen Büro wohl zu den nervigsten Problemen.

Multifunktionsdrucker

Multifunktionsdrucker können nicht nur drucken, sondern auch scannen und faxen. Damit wird die Gerätelandschaft in Unternehmen deutlich kleiner. Wo früher noch einzelne Geräte notwendig waren, reicht heutzutage ein einzelner Multifunktionsdrucker.

Unternehmen, die noch immer keinen Multifunktionsdrucker verwenden arbeiten nicht mehr zeitgemäß. Denn hierdurch können viele Arbeitsschritte für die Angestellten enorm vereinfacht werden.

Druckdaten verschlüsseln

Wenn jemand ein Dokument von seinem Arbeitsplatz drucken möchte, dann werden die Daten vom Laptop über das WLAN zum Drucker geleitet. Hierbei können dritte diese Daten abgreifen und so möglicherweise an sehr sensible Daten gelangen.

Aus diesem Grund sollten die Daten, die über das Netzwerk an den Drucker gesendet werden, verschlüsselt werden. Hierdurch wird es Dritten fast unmöglich gemacht, an die Daten aus den Dokumenten zu gelangen. Die Cyber-Sicherheit spielt also selbst bei einem so einfachen Thema wie Drucken eine wichtige Rolle und sollte unbedingt bedacht werden, wenn in einem Unternehmen ein Drucksystem integriert wird.

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Stellenanzeigen im Internet schalten

Das Internet ist nicht nur ein idealer Ort, um einen neuen Job zu finden, sondern auch der ideale Ort für Arbeitgeber, geeignete und qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Inzwischen gibt es viele verschiedene Job-Portale im Internet. Eines von ihnen ist Jobs.de, welches ich im Folgenden näher vorstellen möchte.

Jobs.de ist ein Angebot der CareerBuilder Germany GmbH. Zum Unternehmensnetzwerk gehören außerdem noch einige weitere Webseiten für verschiedene andere Länder. Dies ist besonders für Internationale Unternehmen wichtig.

Vorteile für Arbeitgeber

Das Unternehmen bietet Arbeitgebern einige sehr interessante Funktionen, um genau die Bewerber auszuwählen, die am besten zu deinem Unternehmen passen.

Screening Tools

So hast du die Möglichkeit individuelle Fragebögen zu erstellen und auf diese Weise potenzielle Bewerber vorzuselektieren.

Matching-Technologie

Wenn du deine Stellenausschreibung veröffentlicht hast, dann wird deine Stellenanzeige durch die Matching-Technologie automatisch passenden Bewerbern angezeigt. Hierdurch sinkt zwar die Menge an Bewerbungen, dafür aber nimmt die Qualität deutlich zu.

Employer Branding

Auf dem Portal kannst du außerdem dein Unternehmen als Arbeitgeber-Marke sehr gut platzieren. So kannst du beispielsweise das Unternehmenslogo hinzufügen oder ein eigenes Unternehmens-Profil anlegen.

Je nachdem für welchen Service du dich entscheidest kostet eine 30-tägige Stellenanzeige zwischen 395€ und 995€.

Weitere Tipps für ein gelungenes Employer Branding

Besonders die sozialen Netzwerke sind wie prädestiniert für die Positionierung des eigenen Unternehmens als Arbeitgeber-Marke. Aus diesem Grund sollten die Karrierenetzwerke Xing und LinkedIn von Unternehmen auf jeden Fall genutzt werden.

Die Mitglieder in diesen Netzwerken sind zum großen Teil hochqualifiziert und häufig auch auf der Suche nach einem neuen Job. Unternehmen, die sich dort als Arbeitgeber-Marke präsentieren können, haben gute Chancen passende Bewerber zu finden.

Sinnvoll ist darüber hinaus auch Facebook. Das soziale Netzwerk hat eine enorme Reichweite und verschiedene deutsche Unternehmen machen es vor, wie das soziale Netzwerk genutzt werden kann, besonders um junge Leute anzusprechen.

Wer wirklich die junge Zielgruppe (für beispielsweise ein duales Studium) gewinnen möchte, der sollte sich außerdem überlegen, ob es Sinn machen könnte, Instagram oder gar Snapchat und Youtube zu nutzen. Witzige oder interessante Youtube-Videos kommen jungen Leuten sehr gut an und lassen die Attraktivität ihres Unternehmens deutlich steigern.

Es gibt viele Unternehmen, die sich bei dem Employer Branding besonders auf ältere und hochqualifizierte Mitarbeiter konzentrieren. Dabei sollte auch der jungen Zielgruppe genauso viel Aufmerksamkeit geschenkt werden. Schließlich sind es die jungen Leute, die das Unternehmen in Zukunft weiterentwickeln werden. Da wäre es falsch hier seine Anstrengungen zu verringern, stattdessen sollte sich ein Unternehmen darauf fokussieren, die besten jungen Leute für das eigene Unternehmen zu gewinnen.

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Arbeitsplatzorganisation – so arbeitest du produktiver

Wenn ich mir meinen eigenen Schreibtisch ansehe, dann muss ich sagen, dass mein Schreibtisch nicht gerade sehr aufgeräumt ist. Außerdem muss ich zugeben, dass ich hin und wieder bestimmte Dinge doch recht lange suche. Der nur wenig aufgeräumte Arbeitsplatz führt einfach dazu, dass es schwer wird, bestimmte Unterlagen wiederzufinden. Deshalb ist eine durchdachte Arbeitsplatzorganisation sinnvoll, denn hierdurch verbessert sich unsere Produktivität signifikant, da wir benötigte Unterlagen einfach schneller finden.

Im Folgenden habe ich einige Tipps für eine bessere Arbeitsplatzorganisation zusammengetragen.

Zentraler Arbeitsbereich

Auch wenn der Schreibtisch vielleicht nicht komplett aufgeräumt ist, so sollte doch zumindest der zentrale Bereich des Schreibtisches aufgeräumt sein. In diesem Bereich sollten nur die Dokumente liegen, die für die aktuelle Arbeit benötigt werden. An den Außenkanten beispielsweise können durchaus Dinge stehen, mit denen wir uns gerade nicht beschäftigen, doch der Bereich, an dem wir sitzen, sollte nur die aktuell benötigten Dinge beherbergen.

Ich arbeite beispielsweise in der Regel am Laptop, weshalb im zentralen Arbeitsbereich bei mir meist nur der Laptop und ein Block für Notizen steht. Alle anderen Dingen liegen weiter außen, damit mich diese beim Arbeiten nicht stören.

Arbeitsmaterialien

Arbeitsmaterialien wie Locher, Tacker, Block, Stifte etc. sollten in Reichweite aufbewahrt werden. So sind diese immer griffbereit, wenn sie benötigt werden. Eine Form der Arbeitsplatzorganisation ist es, Dinge, die häufig benötigt werden, näher aufzubewahren, als Dinge die weniger oft verwendet werden.

Arbeitsmaterialien können inzwischen sehr gut online bestellt werden. Auf Engelbert Strauss findest du zahlreiche verschiedene Büroartikel, die häufig zu attraktiven Preisen angeboten werden. Außerdem ist der Online-Shop für Geschäftskunden wie auch Privatkunden gemacht.

Dokumente

Viele Dokumente werden auf dem Schreibtisch gelagert. Doch der Schreibtisch ist in der Regel nicht der beste Ort, um Dokumente zu lagern. Hier ist es sehr praktisch, sich ein Ablagesystem zu überlegen, um Dokumente übersichtlich und leicht-wiederfindbar aufzubewahren.

Ich habe beispielsweise direkt an meinem Schreibtisch ein Regal mit Ordnern stehen, in denen bestimmte Dokumente abgeheftet werden. Ich habe mir dabei ein eigenes Ordnungssystem überlegt. Meiner Meinung nach ist es wichtig, dass jeder sein eigenes Ordnungssystem findet, mit dem er am besten zurecht kommt.

Produktivität vs. Kreativität

Ganz besonders interessant finde ich die Tatsache, dass viele erfolgreiche Menschen unglaublich unaufgeräumte Schreibtische haben. Interessant ist dabei eine Aussage eines Wissenschaftlers vom Massachusetts Institute of Technology, der untersucht hat, wie Kreativität entsteht. Dabei stellte er fest, dass Kreativität durch Unordnung entsteht.

Je unordentlicher also die Arbeitsumgebung ist, desto kreativer wird man. Gleichzeitig sinkt allerdings auch die Produktivität, denn die Suche nach Dokumente dauert deutlich länger. Unordnung ist also nicht per se immer schlecht, sondern hat durchaus auch positive Effekte.

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Geschäftserfolg steigern durch Unternehmenskauf

Seit über 13 Jahren ist KP Tech mit den Schwerpunkten auf Unternehmenskauf, Unternehmensverkauf, Beteiligungskapital und Unternehmensbewertung sowie Unternehmensnachfolge der professionelle Partner für start-Up-Unternehmen, mittelständische Unternehmen und internationale Konzerne. Wer beabsichtigt, im deutschsprachigen Raum, innerhalb von Europa oder international zu expandieren und dazu ein passendes Unternehmen zu finden, ist hier immer bestens beraten. Der Kauf eines Unternehmens eröffnet ganz neue Perspektiven und Chancen, wobei diese Entscheidung gleichzeitig auch mit einem bestimmten Risiko einhergeht. Dank der erfahrenen und kompetenten M und A-Berater wird Interessenten jedoch mit Rat und Tat im gesamten Projektablauf zur Seite gestanden, sodass das Hauptaugenmerk der Kunden auf dem Tagesgeschäft gerichtet werden kann.

Unternehmen kaufen und langfristig profitieren

Ausschließlich im Besitz der Geschäftsleitung werden auch kleinere Kaufmandate mit derselben Methodik und Sorgfalt ausgeführt, wie dies auch große bekannte Investmentbanken hinsichtlich von grösseren Mund A-Transaktionen tun . Die umfangreiche Beratung erfolgt durch professionelle lokale Teams innerhalb Deutschlands, in Grossbritannien, in Skandinavien sowie auch in den USA.

Sehr umfangreiches Beratungsangebot – Vom Erstgespräch bis zum Vertragsabschluss

Das umfangreiche Beratungsangebot ist modular aufgebaut und umfasst neben der detaillierten
Vorbereitung auch die Analyse der Akquisitionsziele, die richtige Akquisitionsstrategie, den gesamten Akquisitionsprozess, die Akquisitionskriterien und einen genauen Zeitplan. Die Serviceleistungen beinhalten zudem die Verhandlungen, die Inhalte des Kaufvertrags und den damit verbundenen Vertragsverhandlungen, die Koordination aller beteiligten Parteien und letztlich das Signing und Closing. Dankder jahrelangen Branchenerfahrung und oprativer Managementerfahrung und M und A-Beratungserfahrung in unterschiedlichen Branchen wird eine schnelle Identifikation, Ansprache und professionelle Umsetzung von Kaufmandaten zum Vorteil der Mandanten.

Optimale Beratung dank branchenerfahrener Experten

Um sich neue Zukunftschancen zu eröffnen bietet der Unternehmenskauf zahlreiche Vorteile. In Kooperation mit Branchen-Profis erfahren Mandanten größtmögliche und optimale Unterstützung und professionelle Beratung. Dank der hervorragenden Branchenkenntnisse haben Mandanten die Möglichkeit, dem Tagesgeschäft nachgehen zu können, denn die Experten sorgen für einen umfassenden Rundum-Service vom Erstgespräch bis zum Abschluss des Kaufvertrages. Mandanten können sicher gehen, dass die qualifizierten Mitarbeiter dafür sorgen, dass Unternehmen langfristig von Expansion und Unternehmenskauf profitieren werden.

 

Bildquelle: © shansekala – istockphoto.com

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