Rechnungen schreiben wo und wann du willst – so funktioniert Buchhaltung in der Cloud!

Buchhaltung ist sicherlich bei vielen Gründern, Selbständigen und Unternehmern eine der unbeliebtesten Tätigkeiten. Und dennoch führt kein Weg an einer ordnungsgemäßen Buchhaltung vorbei. Wichtig ist die Buchhaltung nicht nur für das Finanzamt, sondern auch unternehmensintern, damit alle Geschäftsvorgänge sauber aufgezeichnet sind.

Glücklicherweise erleichtert professionelle Software die Buchhaltung. Im Folgenden soll es besonders um Buchhaltung in der Cloud gehen.

Vorteile der Cloud

Die Nutzung der Cloud hat eine Reihe von praktischen Vorteilen. So benötigt der Anwender keine eigene Hardware, wie beispielsweise Speichermedien oder Rechenpower. Hierdurch besteht auch keine Gefahr, dass man Datenträger (USB-Sticks oder externe Festplatten) verliert oder diese beschädigt. Stattdessen liegen die Daten in der Cloud und sind somit häufig deutlich sicherer. Gerade im Rechnungswesen ist es wichtig, alle notwendigen Dokumente sicher abzuspeichern. Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten müssen Rechnungen beispielsweise 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Um einen Cloud-Service zu nutzen reicht in der Regel ein moderner Webbrowser plus Internetzugang. Der Anbieter selbst kümmert sich um Software-Aktualisierungen und darum, dass seine Anwendung funktioniert. Als Anwender ist somit die Nutzung eines Cloud-Services sehr einfach und effizient.

Rechnungen in der Cloud erstellen

Mit einem Tool wie beispielsweise sevDesk ist es leicht, direkt in der Cloud eine Rechnung zu schreiben. Kunde und Artikelbezeichnung werden direkt aus den hinterlegten Stammdaten übernommen. Wer schon viele Rechnung von Hand geschrieben kennt es, wie schnell bei diesen Standardtexten kleine Tippfehler auftreten.

Zudem muss bei der Rechnungsstellung darauf geachtet werden, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Ein Tool wie sevDesk füllt direkt alle rechtlichen Pflichtangaben aus, sodass eine ordnungsgemäße Rechnung erstellt wird. Selbstverständlich wird auch automatisch die anfallende Umsatzsteuer, je nach Steuersatz, richtig ermittelt. Jede Rechnung muss eine fortlaufende Rechnungsnummer beinhalten. Ein gutes Buchhaltungsprogramm kümmert sich auch darum, dass die Rechnungen fortlaufend nummeriert werden.

Eine Rechnung sollte darüber hinaus das Logo des Unternehmens beinhalten, sowie alle rechtlich notwendigen Kontaktdaten. Logo und Kontaktdaten werden einmal im Programm hinterlegt und danach automatisch in jede Rechnung eingefügt. Unterm Strich spart der Nutzer sehr viel Zeit bei der Rechnungserstellung. Wodurch das eher anstrengende Thema Buchhaltung einfacher und schneller wird. Durch das Unternehmenslogo auf der Rechnung wird so zudem noch ein Marketing-Effekt erzielt, und die Rechnung passt besser zum Corporate Design des Unternehmens.

Offene Rechnungen

Nicht jeder Kunde zahlt immer pünktlich. Gerade bei vielen Buchungsvorgängen kann es schnell unübersichtlich werden, welcher Kunde bereits bezahlt hat und welche offenen Rechnungen übrig sind. Durch eine Schnittstelle zur Bank kann sevDesk überprüfen, welche Kunden ihre Rechnung bereits bezahlt haben und welche Rechnung noch nicht bezahlt ist. Mit wenigen Klicks ist dann auch eine eventuell fällige Mahnung erstellt.

Mit der integrierten Postschnittstelle Rechnungen versenden

Interessant ist bei sevDesk die integrierte Postschnittstelle, mit der Unternehmen mit einem Klick Rechnungen direkt per Post versenden können. Das Ausdrucken, anschließende Kuvertieren und Versenden der Rechnung ist somit nicht notwendig und spart wertvolle Zeit.

Gerade für Online-Unternehmen ist es vielleicht interessanter, die Rechnung per Email zu versenden. Auch das ist kein Problem, da die Rechnung als PDF heruntergeladen werden kann. Noch komfortabler ist aber, wenn die Email automatisch mit der entsprechenden Rechnung als PDF-Anhang erzeugt wird. Dann muss die Email nur noch zum Kunden verschickt werden.