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Einfache Zeiterfassung online in der App

Das Problem der Zeiterfassung ist meist, dass die Mitarbeiter unterschiedlich gewissenhaft Ihre Arbeitszeit erfassen. In Ausnahmefällen gibt es zwar Mitarbeiter, die wirklich jeden Tag 15 Minuten investieren, um Ihre Arbeitszeiten möglichst gewissenhaft zu dokumentierten. In der Realität sieht es aber viel mehr so aus, dass die meisten Mitarbeiter nur alle paar Tage nach Gefühl ihre Arbeitszeiten eintragen. Viele machen sowas wohl auch nur am Freitag kurz vor Feierabend noch eben schnell und dann für die gesamte vergangene Woche.

Das Problem liegt hier darin, dass diese Zeiten natürlich nicht wirklich brauchbar sind, da die Arbeitszeiterfassung schon sehr zeitnah erfolgen sollte. Nach ein oder gar mehreren Tagen sind eingetragenen Zeiten einfach nicht mit akkurat. Es ist also wichtig, dass Mitarbeiter möglichst gewissenhaft ihre Arbeitszeiten erfassen.

Zeiterfassung vereinfachen

Um hier Mitarbeiter zu unterstützen sollte, die Zeiterfassung so einfach und bequem, wie möglich von der Hand gehen. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass die Zeiterfassung unnötig kompliziert ist, dann führt dies erst recht zu wenig akkurat erfassten Zeiten. Es bietet sich hier besonders eine Webapp an, die auf verschiedenen Geräten, mobil wie auch auf dem Desktop, funktioniert. Jephi ist eine solche App die eine einfache online Zeiterfassung anbietet.

Jephi kannst du nicht nur im eigenen Büro nutzen, sondern auch wenn du beim Kunden vor Ort bist. Des Weiteren funktioniert die App auf Desktop, Smartphones und Tablet-PCs.

Das Design der App ist sehr übersichtlich und klar gestaltet. Und erleichtert damit das Arbeiten ungemein und auch eine längere Einarbeitungszeit in das Tool entfällt damit.

Jephi Dashboard Screenshot

Weitere Features

Neben der Zeiterfassung bietet Jephi noch weitere sehr interessante Funktionen an.

Projektmanagement

Mit Jephi kannst du außerdem deine Projekte verwalten. Das heißt du sieht auf einen Blick deine offenen und abgeschlossenen Projekte. Zum besseren Projektmanagement kannst du Notizen und ToDo’s erstellen. Deine Mitarbeiter kannst du zu den entsprechenden Projekten hinzufügen.

Ein Einblick in das Projektmanagement der App:

Jephi Projektmanagement Screenshot

Kundenverwaltung

Mit Jephi kannst du darüber hinaus noch deine Kunden verwalten und zu jedem einzelnen Kunden ToDo’s, Notizen und Abrechnungseinstellungen festlegen. Auch Statistiken zum Kunden und Projekten des Kunden werden dir angezeigt.

Rechnungserstellung

Besonders interessant ist hier die Rechnungserstellung. Denn aus den erfassten Projekten und Zeiten kannst du direkt die entsprechenden Rechnungen für deine Kunden generieren und per Email verschicken.

Jephie kannst du in der Grundversion sogar kostenlos nutzen. Dort kannst du die Zeiterfassung nutzen und bis zu fünf Kunden und Projekte verwalten. Wenn du mehr Kunden oder Projekte verwalten möchtest, dann kannst du zur Business-Version greifen. Diese erhältst du bereits für 5,95€. Dort sind zudem auch die Mitarbeiterverwaltung, Rechnungsverwaltung und Projektverwaltung integriert, sodass dir dafür der gesamte Funktionsumfang zur Verfügung steht.

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Rechnungen schreiben wo und wann du willst – so funktioniert Buchhaltung in der Cloud!

Buchhaltung ist sicherlich bei vielen Gründern, Selbständigen und Unternehmern eine der unbeliebtesten Tätigkeiten. Und dennoch führt kein Weg an einer ordnungsgemäßen Buchhaltung vorbei. Wichtig ist die Buchhaltung nicht nur für das Finanzamt, sondern auch unternehmensintern, damit alle Geschäftsvorgänge sauber aufgezeichnet sind.

Glücklicherweise erleichtert professionelle Software die Buchhaltung. Im Folgenden soll es besonders um Buchhaltung in der Cloud gehen.

Vorteile der Cloud

Die Nutzung der Cloud hat eine Reihe von praktischen Vorteilen. So benötigt der Anwender keine eigene Hardware, wie beispielsweise Speichermedien oder Rechenpower. Hierdurch besteht auch keine Gefahr, dass man Datenträger (USB-Sticks oder externe Festplatten) verliert oder diese beschädigt. Stattdessen liegen die Daten in der Cloud und sind somit häufig deutlich sicherer. Gerade im Rechnungswesen ist es wichtig, alle notwendigen Dokumente sicher abzuspeichern. Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten müssen Rechnungen beispielsweise 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Um einen Cloud-Service zu nutzen reicht in der Regel ein moderner Webbrowser plus Internetzugang. Der Anbieter selbst kümmert sich um Software-Aktualisierungen und darum, dass seine Anwendung funktioniert. Als Anwender ist somit die Nutzung eines Cloud-Services sehr einfach und effizient.

Rechnungen in der Cloud erstellen

Mit einem Tool wie beispielsweise sevDesk ist es leicht, direkt in der Cloud eine Rechnung zu schreiben. Kunde und Artikelbezeichnung werden direkt aus den hinterlegten Stammdaten übernommen. Wer schon viele Rechnung von Hand geschrieben kennt es, wie schnell bei diesen Standardtexten kleine Tippfehler auftreten.

Zudem muss bei der Rechnungsstellung darauf geachtet werden, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Ein Tool wie sevDesk füllt direkt alle rechtlichen Pflichtangaben aus, sodass eine ordnungsgemäße Rechnung erstellt wird. Selbstverständlich wird auch automatisch die anfallende Umsatzsteuer, je nach Steuersatz, richtig ermittelt. Jede Rechnung muss eine fortlaufende Rechnungsnummer beinhalten. Ein gutes Buchhaltungsprogramm kümmert sich auch darum, dass die Rechnungen fortlaufend nummeriert werden.

Eine Rechnung sollte darüber hinaus das Logo des Unternehmens beinhalten, sowie alle rechtlich notwendigen Kontaktdaten. Logo und Kontaktdaten werden einmal im Programm hinterlegt und danach automatisch in jede Rechnung eingefügt. Unterm Strich spart der Nutzer sehr viel Zeit bei der Rechnungserstellung. Wodurch das eher anstrengende Thema Buchhaltung einfacher und schneller wird. Durch das Unternehmenslogo auf der Rechnung wird so zudem noch ein Marketing-Effekt erzielt, und die Rechnung passt besser zum Corporate Design des Unternehmens.

Offene Rechnungen

Nicht jeder Kunde zahlt immer pünktlich. Gerade bei vielen Buchungsvorgängen kann es schnell unübersichtlich werden, welcher Kunde bereits bezahlt hat und welche offenen Rechnungen übrig sind. Durch eine Schnittstelle zur Bank kann sevDesk überprüfen, welche Kunden ihre Rechnung bereits bezahlt haben und welche Rechnung noch nicht bezahlt ist. Mit wenigen Klicks ist dann auch eine eventuell fällige Mahnung erstellt.

Mit der integrierten Postschnittstelle Rechnungen versenden

Interessant ist bei sevDesk die integrierte Postschnittstelle, mit der Unternehmen mit einem Klick Rechnungen direkt per Post versenden können. Das Ausdrucken, anschließende Kuvertieren und Versenden der Rechnung ist somit nicht notwendig und spart wertvolle Zeit.

Gerade für Online-Unternehmen ist es vielleicht interessanter, die Rechnung per Email zu versenden. Auch das ist kein Problem, da die Rechnung als PDF heruntergeladen werden kann. Noch komfortabler ist aber, wenn die Email automatisch mit der entsprechenden Rechnung als PDF-Anhang erzeugt wird. Dann muss die Email nur noch zum Kunden verschickt werden.

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IT-Sicherheit für Unternehmen: Cyberbedrohungen und IT-Sicherheitstrends

Wie mehrere Umfragen und Studien nahelegen, weist die IT-Infrastruktur vieler deutscher Unternehmen Lücken in der IT-Sicherheit auf. Gleichermaßen nimmt die Bedrohung durch Cyberattacken zu. Malware, Phishing-Mails und Spyware sind nur einige der vielseitigen Angriffe. Mit zunehmender Digitalisierung und der Verbreitung des Internet of Things (IoT) gehen weitere Risiken für die Sicherheit einher. In Anbetracht dieser Entwicklungen stellt sich die Frage, wie Unternehmen diesen Herausforderungen begegnen können.

Überblick zu Lücken in der IT-Sicherheit

Gerade Firmen gelangen gerne ins Visier von Cyber-Kriminellen. Sensible Daten, interessante Informationen oder Insiderwissen ziehen Hacker an. Besonders KMU sind einer ernst zu nehmenden Bedrohungslage ausgesetzt. Oft fehlt ihnen das notwendige IT-Personal oder auch eine hinreichend sichere IT-Infrastruktur. Aus diesem Grund sind Daten-Diebstahl von sensiblen Kundendaten oder auch Spionage-Angriffe auf Unternehmens-Informationen möglich. Ein Grund ist häufig das fehlende oder zu kleine Budget für hinreichende Investitionen in die IT-Sicherheit. Aufgrund fehlenden Personals wird die IT-Infrastruktur nur beiläufig von Mitarbeitern betreut. Oftmals fehlt es an einer durchdachten zentralen Planung der IT-Anforderungen. Die IT-Sicherheitsexperten von Protea Networks sprechen in diesem Zusammenhang gerne von mangelnder IT-Governance.

IT-Sicherheit im Internet of Things (IoT)

Die Relevanz des IoT nimmt rasant zu. So geht aus Studien zur IoT-Strategie hervor, dass knapp 90 Prozent der befragten Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil bei Vorreitern im Internet of Things gegenüber der Konkurrenz sehen.

Die Vorzüge des Internet of Things sind zahlreich, doch mit der Verbreitung wachsen gleichermaßen die Risiken für die IT-Sicherheit. Jedes internetfähige Gerät verfügt über ein Betriebssystem in seiner Firmware. Hierbei handelt es sich um eingebettete (embedded) Betriebssysteme. Bei der Entwicklung solcher Betriebssysteme liegt die Priorität nicht bei der Sicherheit, weshalb sie oftmals gravierende Lücken aufweisen. Die meisten internetfähigen Geräte haben daher Schwachstellen. Ein Beispiel sind die umfangreichen Malwares, mit der Hacker versuchen, sich Zugang zu Geräten auf Android-Basis zu verschaffen. IoT-Geräte sehen sich ähnlichen Bedrohungen der IT-Sicherheit ausgesetzt, weshalb Unternehmen sich mit den wichtigsten IT-Sicherheitstrends vertraut machen sollten.

Bedrohungsszenarien in der IT-Sicherheit und IoT-Sicherheitstrends für Unternehmen

Eine aktuell oft thematisierte Bedrohung im Zusammenhang mit dem IoT und aktuellen Sicherheitstrends sind DDoS-Attacken. Diese erfolgen meist über IoT-Botnets. Die IT-Sicherheit internetfähiger Geräte kann oftmals mit ihrer rasanten Weiterentwicklung nicht mithalten. Somit können sich Cyber-Angreifer etwa auf Überwachungskameras oder Router Zugriff verschaffen. Nur wenige Klicks genügen für gefährliche DDoS-Attacken. Der Distributed-Denial-of-Service (DDoS) meint eine Art von Dienstblockade, bei der ein gewünschter Dienst nicht mehr voll verfügbar ist. Grund hierfür kann eine Überlastung der IT sein. Im Rahmen von DDoS-Attacken führen Cyber-Kriminelle diese Dienstblockade bewusst herbei. Dabei werden Rechner mit Schadsoftware infiziert. Für Unternehmen ist es wichtig, ein Gefahrenbewusstsein in Bezug auf DDoS-Angriffe zu entwickeln und für den Angriffsfall eine Abwehrstrategie zu haben.

Zu den wichtigsten IT-Sicherheitstrends gehört die Nutzung von Cloud-Servern. Oftmals wird die gesamte IT-Infrastruktur in einer externen Cloud gespeichert. Wichtig ist eine Sensibilisierung dafür, wie in einer Cloud sicher gearbeitet werden kann. Zu den wichtigsten Sicherheitstrends in diesem Zusammenhang gehören CASB-Lösungen. Cloud-Access-Security-Broker stehen für strikte Sicherheitsvorkehrungen über mehrere Cloud-Dienste erstrecken. Hierbei behalten Unternehmen und IT-Personal die volle Kontrolle über den Zugriff auf die Cloud-Dienste und können für ausreichende Verschlüsselung sorgen.

Die im Mai 2018 in Kraft tretende Datenschutz-Grundverordnung ist einer der rechtlich wichtigsten IT-Sicherheitstrends, mit dem sich Unternehmen schon jetzt vertraut machen sollten. Die Umsetzung der GDPR (General Data Protection Regulation) wird in vielen Unternehmen voraussichtlich Jahre in Anspruch nehmen. Eine Anpassung der IT-Infrastruktur an diese Verordnung wird verpflichtend und bei Verstoß drohen Sanktionen. Problematisch an der GDPR sind bestimmte Inhalte wie etwa die Datenportabilität oder das Recht auf Vergessen. Firmen stehen vor der Herausforderung, ein Bewusstsein dafür zu entwickeln, wo welche Daten gespeichert sind und für welche Daten sie besondere Verantwortung tragen.

Eine wichtige Vorkehrung der IT-Sicherheit betrifft zudem die Frage nach der Steuerung und Kontrolle von Identitäten und Zugängen. Mitarbeiter von Unternehmen haben Zugriff zu Internet-Portalen, beispielsweise zu Finanzdienstleistungen oder Abrechnungen. Zugang erfolgt oft mit nur einem Benutzerkonto über das sogenannte Single-sign-on. Auch wenn ein Beschäftigter die Firma verlässt, hat er weiterhin Zugriff auf sensible Daten, wenn die Nutzerkonten nicht deaktiviert wurden. Unternehmen sind im Hinblick auf die IT-Sicherheit daher gut beraten, auf eine Federated-Services-Technologie zu setzen, die das Single-sign-on unterstützt. Hierbei werden Mitarbeiter beim Unternehmen authentifiziert. Greift jemand auf die Anwendungen zu, wird er zum Cloud-Dienst umgeleitet, sodass Unternehmen die Log-in-Daten der Mitarbeiter kontrollieren können und damit besser vor Betrugsfällen geschützt sind.

Die Herausforderungen für 2018

Die verschiedenen Bedrohungszenarien zeigen welchen Herausforderungen sich IT Abteilungen aber auch externe Dienstleister gegenübersehen. Vorhandene Lösungen und Prozesse müssen stetig aktualisiert werden, um möglichen Bedrohungen proaktiv zu begegnen. Zudem stellen neue gesetzliche Regelungen eine zusätzliche Herausforderung dar, denen sich es sich zu stellen gilt. Die Lösung liegt in beiden Fällen im aktiven Management der IT Sicherheit und der eigenen Systeme.

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Digitaler Helfer bei der Firmenwagenversteuerung

Ein Firmenwagen bringt viele Vorteile mit sich, doch wird dieser auch privat genutzt, führt an der Frage “Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Methode?” kein Weg vorbei. Auf den ersten Blick wirkt die Ein-Prozent-Methode recht attraktiv: Es müssen keine großen Mühen vorgenommen werden, denn es wird pauschal abgerechnet. Dennoch gilt es abzuwägen, da die einfache Methode ist nicht immer die kostengünstige ist. Bei der Ein-Prozent-Methode richtet sich die zu zahlende Steuerlast nach dem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs — ist dieser hoch, wird es schnell teuer.

Gerade dann und wenn das Fahrzeug zum Großteil betrieblich genutzt wird, ist das Fahrtenbuch interessant. Hier wird die Steuerlast anteilig nach dem Verhältnis zwischen Betriebs- und Privatfahrten berechnet. Die Methode ist somit individueller und kann sich lohnen. Die Steuerersparnis kommt jedoch nicht ganz ohne Aufwand: Bei einem Fahrtenbuch ist Disziplin gefragt, denn das Finanzamt nimmt es genau.

Bei einem handschriftlichen Fahrtenbuch müssen Datum, Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Start-und Zieladresse, besuchter Geschäftspartner und der Zweck der Fahrt eingetragen werden. Hinzu kommt, dass es bestimmte Kriterien gibt, nach denen das Finanzamt entscheidet, ob es das Fahrtenbuch akzeptiert. Dazu zählen die lückenlose Aufzeichnung, das zeitnahe Führen, die Angabe von Privatfahrten, die geschlossene Form und die Manipulationssicherheit. Im Alltagsstress ist es nicht immer leicht alles konsequent einzuhalten und Fehler schleichen sich schnell einmal ein.

Alternative zum Gekritzel

Eine praktische Alternative für das Fahrtenbuchproblem stellen elektronische Lösungen dar. Die digitalen Helfer übernehmen den Großteil der Arbeit des Fahrtenbuchführens automatisch. Während der Fahrt wird die Strecke aufgezeichnet und dem Firmenwagenfahrer bleiben anschließend nur wenige Schritte zum vollständigen Fahrtenbuch. Dies spart viel Zeit und vor allem Ärger mit dem Finanzamt. Doch nicht alle digitalen Fahrtenbücher sind gleich. In der Tat gibt es in der Qualität und vor allem in der Finanzamtkonformität zwischen den einzelnen Anbietern und technischen Methoden große Unterschiede.

Es gilt zu beachten: Die Richtlinien, die bei handschriftlichen Fahrtenbüchern gelten, sind auch bei elektronischen Lösungen unumgänglich. Zeitnah, so hat die Rechtsprechung entschieden, ist ein elektronisches Fahrtenbuch, wenn die geführten Fahrten binnen sieben Tagen kategorisiert werden. Um lückenlos zu arbeiten, muss tatsächlich jede Fahrt automatisch erfasst werden. Letztlich muss es sich zur Vorlage beim Finanzamt manipulationssicher, beispielsweise als PDF-Export, abrufbar sein.

Finanzamtkonform und vollautomatisch: Der Fahrtenbuchstecker

Das Berliner Unternehmen Vimcar hat sich auf ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch spezialisiert. Ein kleiner Stecker kann von dem Nutzer selbstständig in die OBD-Schnittstelle im Fahrzeug eingesteckt werden, die auch von Werkstätten zu Fehlerauslese verwendet wird. Jede Fahrt wird automatisch aufgezeichnet und kann innerhalb von 7 Tagen in der benutzerfreundlichen App am Smartphone oder Desktop als Privat- oder Betriebsfahrt kategorisiert werden.

Mit einer eigenen SIM-Karte im Stecker funktioniert die Übertragung der Fahrten autark und lückenlos — auch wenn das Handy einmal zuhause gelassen wird. Mit dieser digitalen Methode wird das Fahrtenbuch schreiben vereinfacht und es können ohne großen Zeit- und Papieraufwand Steuern gespart werden. Der Schutz von Kundendaten ist dem Berliner Unternehmen sehr wichtig, weswegen diese mit hohen Verschlüsselungsstandards und regelmäßigen, rechtssicheren Back-Ups von Zugriffen von außen geschützt sind. Das digitale Fahrtenbuch von Vimcar wurde von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG geprüft und als einziger Anbieter in Deutschland kooperiert das Unternehmen zudem mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V und der DATEV eG.

Das digitale Fahrtenbuch klingt interessant? Vimcar bietet auf der Website vimcar.de/fahrtenbuch-testen einen kostenfreien Test an: 30 Tage lang können Sie unverbindlich und kostenfrei herausfinden, ob der OBD-Stecker für Sie ein passendes Mittel zum Steuern sparen ist.

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