Alle Themen rund um Steuern und Abgaben sind für die meisten Unternehmer und Freiberufler alles andere als erfreulich. Nicht nur, weil Teile der Umsätze oder Gewinne an den Staat abgegeben werden müssen, sondern vor allem aufgrund der lästigen und zeitaufwendigen Bürokratie. In diesem Beitrag soll es nun darum gehen, die Bürokratie etwas zu erleichtern.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Bereits seit 2015 wird von der GoBD vorgeschrieben, dass jedes Unternehmen, welches steuerlich relevante Dokumente in digitaler Form verarbeitet und speichert hierfür eine sogenannte Verfahrensdokumentation erstellt. In dieser soll abgebildet werden, wie im Unternehmen mit diesen steuerlich relevanten Dokumenten umgegangen wird. Grundsätzlich besteht die Dokumentation dann aus 4 Teilen: einer allgemeinen Beschreibung, der Anwenderdokumentation, der technischen Systemdokumentation und der Betriebsdokumentation. Was relativ kompliziert klingt, ist es in der Realität leider auch. Aber glücklicherweise gibt es Online-Tools, die diese Verfahrensdokumentation erheblich vereinfachen. Für mehr Informationen kann ich das folgende Video empfehlen: Was ist eine Verfahrensdokumentation.

Die dokutar Verfahrensdokumentation erleichtert die Erstellung der Dokumentation deutlich. So führt das OnlineTool sie, wie in einem Interview, durch alle steuerlich relevanten Fragen und erstellt auf Basis ihrer Antworten dann eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. Hierdurch entfällt für Sie viel Recherchearbeit, um herauszufinden, was und vor allem wie alles in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden muss. Hinzu kommt, dass dokutar spezifische Verfahrensdokumentationen für verschiedene Brachen (z.B. Gastronomie, Freiberufler, Handwerk, Einzelhandel…) anbieten und sie hierdurch für sie passende Dokumentationen erstellen können.

Was passiert ohne eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation?

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen noch keine Prozesse für eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation etabliert haben, sollten Sie sich schnellstens darum kümmern. Denn ohne eine Verfahrensdokumentation könnte es passieren, dass der Betriebsprüfer Ihre Buchführung als mangelhaft ansieht. Um sich hiervor zu schützen, ist es wichtig durch eine Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchhaltung sicherzustellen. Insbesondere in Unternehmen, die viel mit Bargeld arbeiten kommt der Verfahrensdokumentation eine große Bedeutung bei, da typischerweise bei Bargeldgeschäften die Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung schwieriger sein kann.

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