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6 Tipps, um effizienter im Büro zu drucken

Auch wenn die Digitalisierung weiter voranschreitet, so sind wir von dem papierlosen Büro noch sehr weit entfernt. Zwar sind in zahlreichen Unternehmen, die Prozesse weitestgehend digitalisiert, doch gibt es zahlreiche Dokumente, die noch immer zwingend ausgedruckt werden müssen.

Weil das Thema Drucken für so viele Unternehmen noch immer eine große Rolle spielt, dachte ich mir, schreibe ich mal einen Beitrag zu Thema drucken. Herausgekommen sind dabei einige Tipps wie dein Unternehmen deutlich effizienter drucken kann und wie du unnötige Kosten vermeidest. Außerdem gehe ich noch kurz auf das Thema Sicherheit ein, denn bei dem Druckvorgang können Dritten leicht sensible Daten verfügbar gemacht werden.

Originales Verbrauchsmaterial kaufen

Zahlreiche Billiganbieter verkaufen günstiges Verbrauchsmaterial für Drucker, hierzu gehören insbesondere Druckerpatronen. Im ersten Moment sind diese Nachahmerprodukte, zwar günstiger, doch gehst du damit auch das Risiko ein, dass die Qualität deiner Ausdrucke sinkt oder sogar Schäden an deinem Drucker auftauchen.

Um dies zu verhindern solltest du immer nur originales Druckerzubehör kaufen. Dies ist vielleicht kurzfristig etwas teuerer als die billigen Nachahmerteile, doch langfristig sparst du hiermit auf jeden Fall Geld. Du kannst dir sicher sein, dass die Qualität deiner Ausdrucke hochwertig bleibt und gehst kein Risiko ein, dass die nicht-orginalen Zubehörteile eventuell einen Schaden verursachen.

Druckqualität: Sparmodus

Zahlreiche Ausdrucke müssen keine hochwertige Qualität aufweisen. Oftmals müssen einfach nur die notwendigen Informationen leserlich auf dem Papier festgehalten werden. Für diese Ausdrucke reicht in der Regel der Sparmodus. Hierdurch können Unternehmen viel Tinte und letztlich Geld sparen, ohne dass Nachteile in Kauf genommen werden.

Am besten ist es, wenn Unternehmen diesen Modus standardmäßig nutzen. Falls Ausdrucke in einer hohen Qualität benötigt werden, kann der Modus leicht verändert werden.

Schwarz-Weiß drucken

Neben dem Sparmodus, bieten Drucker noch eine weitere sehr gute Möglichkeit an Geld zu sparen: der Schwarz-Weiß-Druck. Druckerfarben sind nicht gerade günstig und da kann es sehr sinnvoll sein, die meisten Ausdrucke standardmäßig schwarz-weiß zu drucken.

Auch das Schwarz-Weiß-Drucken sollte standardmäßig eingestellt werden und nur dann auf den Farbdruck umgestellt werden, wenn dies wirklich sinnvoll und notwenig erscheint. Gerade wenn es beispielsweise darum geht, Marketingmaterial für potenzielle Kunden zu erstellen, sollte an der Druckqualität nicht gespart werden. Dann ist auch der Farbdruck absolut sinnvoll. Wenn es allerdings hingegen um interne Papiere geht reicht in aller Regel der Schwarz-Weiß-Druck.

Digitale Integration

Gerade in der heutigen Welt ist es wichtig, dass Drucker mit der digitalen Welt verbunden sind. Viele moderne Drucker haben ein kleines Farbdisplay (meist ein Touchdisplay), welches die Bedienung deutlich vereinfacht. So ziemlich jeder Drucker ist heute auch mit WLAN ausgestattet, was besonders praktisch ist. Denn hierdurch kann direkt vom Arbeitsplatz gedruckt werden. Das Schlangestehen vor dem Drucker entfällt hiermit.

Renommierte Druckerhersteller bietet auch entsprechende Apps an, mit denen das Drucken noch einfacher gemacht wird. Mit der jeweiligen App lassen sich Druckaufträge auch direkt vom Smartphone aus starten. Wichtig ist, dass es den Angestellten so leicht wie möglich gemacht wird, Dinge auszudrucken. Probleme mit dem Drucke gehören in vielen Büro wohl zu den nervigsten Problemen.

Multifunktionsdrucker

Multifunktionsdrucker können nicht nur drucken, sondern auch scannen und faxen. Damit wird die Gerätelandschaft in Unternehmen deutlich kleiner. Wo früher noch einzelne Geräte notwendig waren, reicht heutzutage ein einzelner Multifunktionsdrucker.

Unternehmen, die noch immer keinen Multifunktionsdrucker verwenden arbeiten nicht mehr zeitgemäß. Denn hierdurch können viele Arbeitsschritte für die Angestellten enorm vereinfacht werden.

Druckdaten verschlüsseln

Wenn jemand ein Dokument von seinem Arbeitsplatz drucken möchte, dann werden die Daten vom Laptop über das WLAN zum Drucker geleitet. Hierbei können dritte diese Daten abgreifen und so möglicherweise an sehr sensible Daten gelangen.

Aus diesem Grund sollten die Daten, die über das Netzwerk an den Drucker gesendet werden, verschlüsselt werden. Hierdurch wird es Dritten fast unmöglich gemacht, an die Daten aus den Dokumenten zu gelangen. Die Cyber-Sicherheit spielt also selbst bei einem so einfachen Thema wie Drucken eine wichtige Rolle und sollte unbedingt bedacht werden, wenn in einem Unternehmen ein Drucksystem integriert wird.

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Gebrauchtwagen als Firmenwagen nutzen

Der eigene Firmenwagen spielt für viele Selbständige eine wichtige Rolle, denn schließlich ist er häufig Ausdruck von Erfolg. Allerdings weiß auch jeder, dass ein Neuwagen sehr viel Geld kostet. Ein Gebrauchtwagen hingegen, auch nur mit weniger tausend Kilometern, ist das deutlich preiswerter.

Wer also sich bei einem Firmenwagen für ein gebrauchtes Auto entscheidet, kann sehr viel Geld sparen. Neuwagen verlieren im ersten Jahr besonders viel Wert. Sinnvoll ist es also beispielsweise ein Jahres-Auto zu kaufen.

Dank des Internets ist es inzwischen sehr leicht den geeigneten Firmenwagen zu finden. So bieten die Online-Portale eine riesige Auswahl an Neu- und Gebrauchtwagen an.

Steuerliche Vorteile bei einem Gebrauchtwagen als Firmenfahrzeug

Unternehmen, die einen Neuwagen kaufen, müssen diesen über 6 Jahre abschreiben. Ein einem Gebrauchtwagen ist dies allerdings nicht so. Denn hier ist die voraussichtliche Restnutzungsdauer ausschlaggebend. Hierdurch können gebrauchte Autos deutlich schneller steuermildernd geltend gemacht werden.

Wie ermittle ich die Restnutzungsdauer eines gebrauchten Firmenfahrzeugs?

In der Regel ist es auch bei Gebrauchtwagen nicht möglich die Kosten schon im ersten Jahr komplett abzusetzen. Hier hat das Finanzamt etwas dagegen, denn eigentlich ist ein Firmenfahrzeug eine Investition, die über mehrere Jahre in einem Unternehmen genutzt wird.

Um nun aber das Fahrzeug möglichst schnell abzuschreiben, sollte eine möglichst kurze Nutzungsdauer für das Auto festgelegt werden. Das Unternehmen kann die Restnutzungsdauer dabei selbst schätzen. Zu berücksichtigen sind hierbei das Alter des Fahrzeugs, der Zustand und die Art der voraussichtlichen Nutzung.

Wenn Unternehmen einen günstigen Jahreswagen finden, können sie diesen meist über 5 Jahre abschreiben. Das heißt, dass jedes Jahr 20% der Anschaffungskosten abgesetzt werden. Ein vier Jahre altes Fahrzeug kann über zwei Jahre abgeschrieben werden, wobei dann jeweils 50% in den beiden Jahren geltend gemacht werden.

Versteuerung eines gebrauchten Firmenwagens bei privater Nutzung

Ein Fahrzeug, welchem zum Betriebsvermögen gehört und welches privat gefahren wird, muss als geldwerter Vorteil für den Nutzer versteuert werden. Hierzu kann der Nutzer das Autos zwei verschiedene Möglichkeiten nutzen: ein Fahrtenbuch oder die Ein-Prozent-Methode.

Ein Fahrtenbuch ist allerdings sehr aufwendig zu führen, und schon kleine Fehler können dazu führen, dass das Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt wird. Deutlich praktikabler ist da die 1%-Methode. Diese lohnt sich gerade bei einer großen Entfernung zwischen Arbeitsplatz und Wohnung und einem großen Umfang der Privatnutzung.

Die 1%-Methode

Bei der 1%-Methode muss der Nutzer der Fahrzeugs monatlich 1% des inländischen Brutto-Listenpreises des Fahrzeugs als geldwerten Vorteil geltend machen. Leider ist es dabei egal, ob es sich bei dem Firmenwagen um ein Neufahrzeug oder einen Gebrauchtwagen handelt. Das Finanzamt unterscheidet hier nicht zwischen Neu- und Gebrauchtwagen.

Alle Kosten, die der der Firmenwagen für das Unternehmen verursacht werden als Betriebsausgabe verbucht und mindern somit den Gewinn des Unternehmens.

Weitere Informationen zur steuerlichen Beurteilung eines Firmenwagens, findest du in einem früheren Beitrag von mir.

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Kurzzeitkredite im Internet aufnehmen

Es gibt immer wieder Situationen in denen wir eine kleine Überbrückungshilfe benötigen. Vielleicht ist die Waschmaschine kaputtgegangen und dann fordert der Stromanbieter auch noch eine Nachzahlung. In einem solchen Fall kann es erforderlich sein, einen Kurzzeitkredit zu beantragen.

Alternativ kann bei einer Bank auch ein langfristiger Kredit oder die Ausweitung des Dispokredits beantragt werden. Doch beide Wege sind in einem solchen Fall oftmals nicht sehr sinnvoll, da das Geld nur für einen sehr kurzen Zeitraum benötigt wird, meist bis zur nächsten Gehaltsauszahlung.

Vexcash fiel zuletzt in einer Fernsehwerbung auf und bietet für dieses Problem eine interessante Finanzdienstleistung an. Im Gegensatz zum klassischen Bankkredit vergibt das Fintech-Unternehmen keine langfristigen Ratenkredite, sondern stattdessen Kurzzeitkredite. Ein solcher Kurzzeitkredit läuft bis zu 30 Tage und die Kreditsumme kann zwischen 100€ und 3000€ liegen. Bei Neukunden allerdings liegt das Limit bei 500€.

Zusätzlich gibt es die sogenannte 2-Raten-Option mit der ein Kredit auch auf bis zu 60 Tage verlängert werden kann. Vorteilhaft ist des Weiteren, dass keine Kosten entstehen, falls der Antrag nicht genehmigt werden sollte. Es fallen also nur dann Kosten an, wenn der Kredit auch tatsächlich genehmigt wird.

Da wir bei einem Kurzzeitkredit das Geld in der Regel sehr zeitig benötigen, bietet Vexcash auch hier eine Lösung an: die Express-Option. Mit der Express-Option erfolgt die Gutschrift bei einem genehmigten Antrag bereits am gleichen Werktag. Ansonsten dauert die Überweisung aber auch nur 3 bis 4 Tage.

Prüfung und Genehmigung

Um zu prüfen, ob eine Kunde kreditwürdig ist, holen sich Kreditinstitute eine Schufa-Auskunft. Doch bei Kurzzeitkrediten führt ein Schufa-Eintrag nicht zwangsläufig zu einer Ablehnung. Denn bei Kurzzeitkrediten mit einer maximalen Laufzeit von 60 Tagen und einem maximalen Volumen von 3000€ wird die Kreditwürdigkeit nicht ausschließlich aufgrund von Schufa-Auskünften ermittelt.

Beachtet werden sollte auf jeden Fall, dass ein Kurzzeitkredit ausschließlich dafür gedacht ist, kleine und kurzfristige Zahlungsengpässe zu begleichen. Spätestens mit dem nächsten Gehaltseingang sollte der Kurzzeitkredit ohne Probleme wieder zu tilgen sein. Falls dies nicht der Fall sein sollte, muss man über die eigene Zahlungsmentalität nachdenken. Denn auch wenn die Zinsen derzeit sehr niedrig sind, sollten nicht alle Anschaffungen „auf Pump“ geschehen.

Auf gar keinen Fall sollte es zur Gewohnheit werden, Kredite für Anschaffungen wie Konsumgüter zu beantragen. Falls wichtige Dinge, wie das Auto oder die Waschmaschine kaputtgehen und repariert werden müssen, ist ein Kurzzeitkredit sinnvoll. Wenn es aber darum geht einen neuen Fernseher oder neue Möbel zu kaufen, sollte auf die Kreditaufnahme möglichst verzichtet werden.

Postident oder Videoident

Damit über das Internet ein Kredit aufgenommen werden kann, muss die Identität des Kreditnehmers eindeutig festgestellt werden. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass keine Dritten unter ihren Namen einen Kredit aufnehmen können.

Um die Identitätsfeststellung so einfach, wie möglich zu gestalten, bietet Vexcash zwei verschiedene Möglichkeiten. Zum einen kann das bekannte Postident-Verfahren genutzt werden, allerdings müssen Sie hierfür zu einer Postfiliale fahren.

Deutlich bequemer ist das das Videoident-Verfahren. Hierbei erfolgt die Identitätsfeststellung über die Webcam am eigenen Computer. Diese Methode ist nicht nur bequemer, sondern auch noch um einiges schneller.

Auf dem Unternehmenseigenen Blog von Vexcash werden darüber hinaus regelmäßig interessante Beiträge veröffentlicht. Zum Beispiel: Was ist bei einem kurzfristigen Kredit von Privat zu beachten?

Kurzzeitkredite für Selbständige

Vexcash ist die Lösung vor allem für Privatpersonen, die eine kleine kurzfristige Überbrückungshilfe benötigen. Für Selbständige gibt es KreditUp. KreditUp fokussiert sich mehr auf Kurzzeitkredite für Selbstständige.

Die maximale Laufzeit beträgt auch bei KreditUp 30 Tage, kann allerdings ebenfalls mit der 2-Raten-Option auf maximal 60 Tage verlängert werden. Da Selbständige in der Regel einen höheren Finanzbedarf haben, um beispielsweise den Einkauf zu finanzieren etc., ist die Kreditsumme bei KreditUp deutlich höher. So beträgt die Kreditsumme zwischen 1000€ und 10.000€, wobei Neukunden einen maximalen Kreditrahmen von 3000€ haben.

Natürlich benötigen auch Selbständige hin und wieder zügig einen Kredit, weshalb es auch auf KreditUp die Express-Option gibt. Mit der Express-Option erhalten Selbständige die Kreditsumme innerhalb von 24 Stunden auf ihr Konto. Damit können also kurzfristige Zahlungslücken schnell geschlossen werden.

Die typischen Selbständigen, die KreditUp nutzen sind zum Beispiel Handwerker, Cafés und Restaurant oder sogar junge Startups. Bei all diesen Gruppen kann es passieren, dass für kurze Zeit die notwenigen liquiden Mittel fehlen.

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Bedeutet eine Firmeninsolvenz das Ende?

Jedes Jahr melden in Deutschland Tausende von Unternehmen Insolvenz an. Aber was bedeutet die Insolvenz für ein Unternehmen und gibt es Möglichkeiten, das Unternehmen wieder auf den grünen Weg zu führen?

Wenn ein Unternehmen den aktuellen oder den zukünftigen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommen kann, muss der Geschäftsführer Insolvenz beim örtlichen Amtsgericht anmelden. Andernfalls liegt der Tatbestand der Insolvenzverschleppung vor, was strafrechtliche Konsequenzen für den Geschäftsführer haben kann.

Die Abwicklung des Unternehmen: die einzige Möglichkeit bei einer Insolvenz?

Die meisten Unternehmen, die Insolvenz anmelden müssen, werden abgewickelt. Häufig sieht der Insolvenzverwalter keinen anderen Weg, als die Firma abzuwickeln. Dennoch stellt die Abwicklung nicht die einzige Möglichkeit dar, falls ein Unternehmen in die Insolvenz gerät.

So gibt es zum Teil sehr prominente Beispiele, wo eine Sanierung geglückt ist und ein Unternehmen zurück auf den Erfolgskurs gebracht hat. Doch trotz der zahlreichen Beispiele, die eine erfolgreiche Sanierung zeigen, werden nur die wenigsten Unternehmen saniert.

Bei einer Abwicklung werden die Vermögensgegenstände eines Unternehmens verkauft. Damit können in der Regel ein Teil der ausstehenden Forderungen der Gläubiger beglichen werden.Viele Gläubiger möchten nicht das Risiko einer Sanierung eingehen und bevorzugen den Weg der Abwicklung.

Wie kann ein Unternehmen saniert werden?

Bei der Entscheidung, ob ein Unternehmen saniert oder abgewickelt werden soll, spielen die Gläubiger eine wichtige Rolle. Ganz entscheidend ist dabei die Gläubigerversammlung. Der vom Amtsgericht eingesetzte Insolvenzverwalter lädt alle Gläubiger ein. Auf der Versammlung stellt der Insolvenzverwalter die aktuelle Situation des Unternehmens dar. Zugleich erläutert er den Gläubigern aber auch die Chancen und Risiken einer Sanierung des Unternehmens.

Nachdem der Insolvenzverwalter seine Präsentation beendet hat, liegt die Entscheidung nun voll und ganz bei den Gläubigern. Sie können nun entscheiden, ob sie bereit sind, das Risiko einer Sanierung einzugehen oder eine Abwicklung bevorzugen.

Falls die Gläubiger beschließen, dass eine Weiterführung des Unternehmens sinnvoll ist, dann gibt es zwei unterschiedliche Wege. Beim ersten Weg wird das Unternehmen vollständig oder zum Teil in eine andere Gesellschaft übertragen. Bei dieser Übertragung wird das Unternehmen meist von seinen Schulden und Verpflichtungen befreit. Die Idee dahinter ist, dass erfolgsversprechende Unternehmensbereiche in der neuen Gesellschaft weitergeführt oder restrukturiert werden.

Beim zweiten Weg wird der Insolvenzverwalter zum Geschäftsführer und leitet in dieser Funktion nun die Sanierung des Unternehmens. Das Unternehmen bleibt dabei in seiner bestehenden Gesellschaftsform.

Egal welcher dieser beiden Wege beschritten wird, sicher ist, dass beide Varianten mit drastischen Umstrukturierungen und Stellenstreichungen verbunden sind.

Ist eine Sanierung sinnvoll?

Damit eine Sanierung die Chance auf Erfolg hat, ist es wichtig, dass das Unternehmen über eine ausreichende Substanz und genügend Mittel verfügt, denn schließlich muss es möglich sein, den Geschäftsbetrieb fortzuführen.

Sehr wichtig ist zudem, dass ein erfahrener Anwalt und Insolvenzverwalter für die Sanierung des Unternehmens zuständig ist. Die Kanzlei Voigt Salus ist spezialisiert auf die Bereiche Sanierungs- und Insolvenzrecht und kann einige beachtliche Erfolge vorweisen. Ein solcher Partner ist absolut unabdingbar, wenn eine Sanierung erfolgreich sein soll.

 

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