Wie im letzten Beitrag bereits erwähnt bezeichnet man die Einnahmen-Überschuss-Rechnung auch als einfache Buchführung, währenddessen die Bilanzierung der doppelten Buchführung entspricht. Der Name „einfache Buchführung“ ist durchaus wörtlich zu verstehen, da diese Form der Buchführung deutlich weniger aufwändig ist -verglichen mit der Bilanzierung.
Wie funktioniert die einfache Buchführung?
Bei der einfachen Buchführung nutzen Sie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, um Ihren Gewinn/Verlust zu berechnen.
Folgende Rechnung ergibt Ihren Gewinn bzw. Verlust:
Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben = Gewinn/Verlust
Im Unterschied zur doppelten Buchführung ist die einfache Buchführung eine Geldflussbetrachtung. Das heißt Sie haben erst dann Ausgaben, wenn tatsächlich Geld von Ihrem Konto abfließt oder wenn Sie Geld erhalten. Es ist somit nur relevant wann Sie oder Ihr Kunde die Rechnung begleichen und nicht der Zeitpunkt der Rechnungsstellung.
Wenn Sie Ihrem Kunden Mitte Dezember 2013 eine Rechnung geschickt haben, aber dieser erst 2014 bezahlt, müssen Sie diese Rechnung zur Ihrer Gewinnermittlung für 2014 hinzurechnen und nicht zu 2013.
Wenn Ihnen ein Kunde eine Anzahlung leistet ohne, dass Sie bereits eine Leistung erbracht haben müssen Sie diese Anzahlung sofort als Einnahmen verbuchen und nicht erst nach Leistungserbringung.
Ausnahme für wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben
Dieses oben geschilderte Geldflussprinzip ist nicht bei wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben anzuwenden, welche zehn Tage vor Beginn oder nach Ende des Kalenderjahres entstehen.
Damit werden regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die in den Zeitraum vom 22. Dezember bis zum 10. Januar fallen steuerlich dem Jahr zugerechnet in den diese gehören.
Beispiel:
Wenn Sie die Dezember-Miete für Ihr Büro erst am 3. Januar zahlen, müssen Sie diese für das alte Jahr als Aufwand erfassen. Wenn Sie Ihre Januar-Miete schon am 25. Dezember Zahlen müssen Sie diese erst im nächsten Jahr berücksichtigen.
Betriebsvermögen
Da Sie zur Gewinnermittlung ausschließlich die Betriebseinnahmen und -ausgaben benötigen, wird von Ihnen keine Bewertung des Betriebsvermögens oder der Betriebsschulden verlangt.
Alles was Sie für Ihr Unternehmen einkaufen müssen Sie sofort als Betriebskosten verbuchen, ausgenommen sind allerdings die abnutzbaren Anlagegüter (z.B. Firmenwagen, Büroausstattung, Produktionsmaschinen). Bei diesen Gütern müssen Sie die steuerlichen Abschreibungsgrundsätze beachten und diese anwenden.
Weitere Infos zum Thema Abschreibung finden Sie hier.
Mit einer Abschreibung ist gemeint, dass die Anschaffungskosten über die im Steuergesetz festgelegte (fiktive) Nutzungszeit verteilt wird. Sie müssen also beispielsweise die Anschaffungskosten für eine Maschine über mehrere Jahre verteilen und können die gesamten Anschaffungskosten nicht sofort als Betriebskosten deklarieren.
Die Anschaffungskosten für nicht abnutzbare Anlagegüter wie z.B. Grundstücke dürfen erst dann steuerlich berücksichtigt werden, wenn Sie diese verkaufen oder aus Ihrem Betriebsvermögen herausnehmen.
Zudem sind Sie verpflichtet ein sogenanntes Anlageverzeichnis aller Ihrer abnutzbaren und nicht abnutzbaren Anlagegüter zu erstellen.
Die Umsatzsteuer
Wenn Sie durch eine vom Kunden gezahlte Rechnung Umsatzsteuer einnehmen wird diese zunächst als Betriebseinnahme angesehen. Wenn Sie dann bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, wird die Umsatzsteuer als Ausgabe verbucht. Das Ergebnis ist somit, dass die Umsatzsteuer insgesamt gewinnneutral ist, sie beeinflusst also nicht ihren Gewinn.
Die Vorsteuer, die Sie bezahlen, wenn Sie die Rechnung Ihres Lieferanten begleichen wird ebenso zunächst als Betriebsausgabe verbucht. Wenn Sie die gezahlte Vorsteuer dann vom Finanzamt erstattet bekommen können Sie diese als Betriebseinnahem verbuchen.
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