Die Digitalisierung hält in einem rasanten Tempo Einzug in Unternehmen. Immer mehr Unternehmen sehen die Vorteile einer voranschreitenden Digitalisierung. So werden beispielsweise immer mehr Dokumente digital abgespeichert. Hierfür werden häufig Cloud-Dienste und Dokumentenmanagement-Systeme genutzt.

Doch die Digitalisierung von Dokumenten ruft eine ganze Reihe von neuen Problemen auf. So liegen die Zugriffsrechte für die einzelnen Dokumente häufig bei der jeweiligen Abteilung. Andere Abteilungen können darauf nicht zugreifen. Dies führt dazu, dass Wissen nicht unternehmensweit geteilt werden kann.

Häufig kann außerdem nicht gleichzeitig an Dokumenten gearbeitet werden, was dazu führt, dass viele Kopien entstehen, die jeweils nur kleinste Änderungen beinhalten. Doch eigentlich müssten diese Änderungen wieder zu einem einzigen Dokument zusammengefasst werden. Dies kann dann aber nur händisch geschehen und ist dadurch extrem aufwändig und ineffizient.

Aufgrund dieser Nachteile und Risiken wird das professionelle Wissensmanagement für Unternehmen immer wichtiger und ist inzwischen bereits zu einem Erfolgsfaktor für Unternehmen geworden. Unternehmen die professionelles Wissensmanagement einsetzten, sind nicht nur innovativer und kreativer, sondern auch deutlich effizienter.

Wodurch zeichnet sich ein professionelles Wissensmanagement aus?

Ein professionelles Wissensmanagement sorgt dafür, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit in der richtigen Qualität und Kontext den jeweiligen Geschäftsprozessen zur Verfügung gestellt werden.

Benötigt beispielsweise die Marketing-Abteilung eines Unternehmens genauere Informationen zur Herstellung eines Produktes für eine zukünftige Werbekampagne, sollten diese Informationen leicht auffindbar sein. In vielen Unternehmen sind die Sicherheitsbestimmungen sogar so, dass das Wissen einer Abteilung gar nicht mit anderen Bereichen des Unternehmens geteilt werden darf. Dies führt letztlich zu einem Verlust der Wettbewerbsfähigkeit, da zahlreichen Mitarbeitern das für ihre Arbeit benötigte Wissen vorenthalten wird.

Die richtige Software: ECM

Inzwischen nutzen immer mehr Unternehmen ein sogenanntes ECM (Enterprise Content Management). Dieses sorgt dafür, dass Informationen im Unternehmen deutlich leichter und effizienter geteilt werden. Mehr Informationen zu ECM finden Sie hier http://www.ser.de/themen/was-ist-ecm.html

In herkömmlichen Datei-Systemen entstehen schnell Kopien von einem Stammdokument und nach einiger Zeit hat jedes Dokument kleinste Änderungen. Aber eigentlich müssten diese Dokumente wieder zu einem einzigen Dokument zusammengefasst werden, was in einem herkömmlichen Datei-System aber händisch geschehen müsste.

Ein ECM hingegen kümmert sich darum, dass alle Änderungen auf ein und dem selben Dokument stattfinden, wodurch keine unnötigen Kopien entstehen. Mit Hilfe der Versionierung können Änderungen auch wieder leicht rückgängig gemacht werden. Dies erleichtert die tägliche Arbeit natürlich enorm.

Der wohl größte Vorteil eines ECM ist die leichtere Auffindbarkeit von Dokumenten und zwar unternehmensweit. Natürlich können einzelne Dokumente nur für bestimmte Personen freigegeben werden. Doch der eigentlich Sinn eines ECM liegt darin, Wissen aus einzelnen Abteilungen für das gesamte Unternehmen freizugeben. So wird Wissen überall im Unternehmen verfügbar gemacht und auch neu gewonnenes Wissen innerhalb der Organisation verbreitet.

Lohnt sich ein ECM?

Die kurze Antwort: Unbedingt!

Denn unstrukturierte und versteckte Informationen sind eine der größten ungenutzten Wettbewerbspotentiale. Ein integriertes ECM kann die gesamten organisatorischen Prozesse unterstützen und letztlich die Produktivität in einem Unternehmen massiv steigern.

Hierzu muss ein Unternehmen seinen Mitarbeitern allerdings auch weitreichende Zugriffsrechte auf Informationen von unterschiedlichen Abteilungen einräumen. Ein professionelles unternehmensweites Wissensmanagement funktioniert nur, wenn die Geschäftsleitung den eigenen Mitarbeitern vertrauen kann.

Ein unternehmensweites Wissensmanagement mit einem ECM stellt einen wichtigen Schritt dar, die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens zu verbessern.

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