Marketing, Schritt für Schritt zum Marketingexperten

Egal in welcher Branche du dich selbstständig machst, mit einer Sache musst du dich in jedem Fall auskennen: Buchhaltung. Auch wenn dieses Thema manch einem Gründer Kopfschmerzen bereitet, reicht es dennoch nicht aus, diese Aufgabe komplett an einen Steuerberater abzugeben. Falls das Finanzamt eine Betriebsprüfung in deinem Unternehmen durchführt und Fehler entdeckt, wird es unter Umständen deine gesamte Buchführung für ungültig erklären. Das kann teuer werden, denn in solchen Fällen schätzt die zuständige Behörde deine steuerlichen Abgaben. Deshalb solltest du dich so früh wie möglich mit den gesetzlichen Vorgaben und Formalitäten vertraut machen, die es bei der Buchhaltung zu beachten gilt. Wo du solche Informationen findest, verrät dieser Artikel.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Die Abkürzung GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Mit anderen Worten: Dieses Dokument schreibt sämtliche Regelungen fest, die Unternehmen für ihre Buchführung einhalten müssen – vom Familienbetrieb bis zum Großkonzern. Welche Regeln dabei besonders Kleinunternehmer betreffen, kannst du auch in einem fachspezifischen Online-Lexikon ausführlich nachlesen. Im Folgenden bieten wir eine Übersicht über die wichtigsten Eckdaten.

Allgemeine Grundregeln

Bundesministerium für Finanzen veröffentlichte die GoBD erstmals im Jahr 2014. Seitdem gibt es insgesamt neun Vorgaben, an die du dich immer halten musst, wenn du steuerrelevante Dokumente erstellst oder verwaltest. Anbei findest du die wichtigsten Punkte im Überblick:

Grundsatz Konkret bedeutet das:
Richtigkeit Du bist verpflichtet, alle Buchungen wahrheitsgemäß aufzuzeichnen und zu kontieren.
Vollständigkeit Die sogenannte Einzelaufzeichnungspflicht schreibt vor, dass du alle Geschäftsvorfälle ohne Ausnahme erfassen und verbuchen musst.  
Ordnung Sämtliche Buchungen sollten systematisch dokumentiert werden. Achte dabei auf die Trennung verschiedener Kategorien und eine chronologische Reihenfolge.
Zeitgerechtigkeit Dazu gehört, dass du Bargeldbewegungen täglich erfasst. Für bargeldlose Transaktionen gilt eine Frist von maximal 10 Tagen.
Nachprüfbarkeit Du bist dafür verantwortlich, dass das Finanzamt innerhalb einer angemessenen Zeitspanne einen Einblick in deine Geschäftsvorfälle und die aktuelle Situation deines Betriebs erhält.
Unveränderbarkeit Du darfst Einträge im Nachhinein nicht einfach ändern. Wenn du Korrekturen vornimmst, muss der ursprüngliche Inhalt trotzdem erkennbar bleiben.
Nachvollziehbarkeit Deine Angaben müssen auch für Außenstehende nachweisbar und verständlich sein. Hier lautet die Faustregel: Keine Buchung ohne Beleg!
Unveränderbarkeit Du darfst Einträge im Nachhinein nicht einfach ändern. Wenn du Korrekturen vornimmst, muss der ursprüngliche Inhalt trotzdem erkennbar bleiben.
Sicherheit Du trägst dafür Sorge, dass deine Daten nicht unwiderruflich verloren gehen und sich keine unbefugten Personen Zugriff verschaffen können.
Aufbewahrung Zuletzt darfst du auch nicht vergessen, alle aufzeichnungspflichtigen Daten mindestens 10 Jahre lang zu archivieren.

Neufassung 2019

Am 11. Juli 2019 trat eine geänderte Version der GoBD in Kraft. Die aktuelle Fassung erlaubt nun auch mehrere elektronische Verfahrensweisen wie beispielsweise:

  • Belege mit mobilen Endgeräten scannen
  • Cloud-Systeme für Archivierungszwecke verwenden
  • Buchführungsbelege in konvertierter Form aufbewahren

Mit diesen Änderungen soll die Buchhaltung für Unternehmer so unkompliziert wie möglich werden. Indem du manuelle Arbeiten durch digitale Prozesse ersetzt, verringerst du nicht nur die Fehlerquote, sondern sparst außerdem ein erhebliches Maß an Arbeitsauf

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