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Rechnungen schreiben wo und wann du willst – so funktioniert Buchhaltung in der Cloud!

Buchhaltung ist sicherlich bei vielen Gründern, Selbständigen und Unternehmern eine der unbeliebtesten Tätigkeiten. Und dennoch führt kein Weg an einer ordnungsgemäßen Buchhaltung vorbei. Wichtig ist die Buchhaltung nicht nur für das Finanzamt, sondern auch unternehmensintern, damit alle Geschäftsvorgänge sauber aufgezeichnet sind.

Glücklicherweise erleichtert professionelle Software die Buchhaltung. Im Folgenden soll es besonders um Buchhaltung in der Cloud gehen.

Vorteile der Cloud

Die Nutzung der Cloud hat eine Reihe von praktischen Vorteilen. So benötigt der Anwender keine eigene Hardware, wie beispielsweise Speichermedien oder Rechenpower. Hierdurch besteht auch keine Gefahr, dass man Datenträger (USB-Sticks oder externe Festplatten) verliert oder diese beschädigt. Stattdessen liegen die Daten in der Cloud und sind somit häufig deutlich sicherer. Gerade im Rechnungswesen ist es wichtig, alle notwendigen Dokumente sicher abzuspeichern. Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten müssen Rechnungen beispielsweise 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Um einen Cloud-Service zu nutzen reicht in der Regel ein moderner Webbrowser plus Internetzugang. Der Anbieter selbst kümmert sich um Software-Aktualisierungen und darum, dass seine Anwendung funktioniert. Als Anwender ist somit die Nutzung eines Cloud-Services sehr einfach und effizient.

Rechnungen in der Cloud erstellen

Mit einem Tool wie beispielsweise sevDesk ist es leicht, direkt in der Cloud eine Rechnung zu schreiben. Kunde und Artikelbezeichnung werden direkt aus den hinterlegten Stammdaten übernommen. Wer schon viele Rechnung von Hand geschrieben kennt es, wie schnell bei diesen Standardtexten kleine Tippfehler auftreten.

Zudem muss bei der Rechnungsstellung darauf geachtet werden, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Ein Tool wie sevDesk füllt direkt alle rechtlichen Pflichtangaben aus, sodass eine ordnungsgemäße Rechnung erstellt wird. Selbstverständlich wird auch automatisch die anfallende Umsatzsteuer, je nach Steuersatz, richtig ermittelt. Jede Rechnung muss eine fortlaufende Rechnungsnummer beinhalten. Ein gutes Buchhaltungsprogramm kümmert sich auch darum, dass die Rechnungen fortlaufend nummeriert werden.

Eine Rechnung sollte darüber hinaus das Logo des Unternehmens beinhalten, sowie alle rechtlich notwendigen Kontaktdaten. Logo und Kontaktdaten werden einmal im Programm hinterlegt und danach automatisch in jede Rechnung eingefügt. Unterm Strich spart der Nutzer sehr viel Zeit bei der Rechnungserstellung. Wodurch das eher anstrengende Thema Buchhaltung einfacher und schneller wird. Durch das Unternehmenslogo auf der Rechnung wird so zudem noch ein Marketing-Effekt erzielt, und die Rechnung passt besser zum Corporate Design des Unternehmens.

Offene Rechnungen

Nicht jeder Kunde zahlt immer pünktlich. Gerade bei vielen Buchungsvorgängen kann es schnell unübersichtlich werden, welcher Kunde bereits bezahlt hat und welche offenen Rechnungen übrig sind. Durch eine Schnittstelle zur Bank kann sevDesk überprüfen, welche Kunden ihre Rechnung bereits bezahlt haben und welche Rechnung noch nicht bezahlt ist. Mit wenigen Klicks ist dann auch eine eventuell fällige Mahnung erstellt.

Mit der integrierten Postschnittstelle Rechnungen versenden

Interessant ist bei sevDesk die integrierte Postschnittstelle, mit der Unternehmen mit einem Klick Rechnungen direkt per Post versenden können. Das Ausdrucken, anschließende Kuvertieren und Versenden der Rechnung ist somit nicht notwendig und spart wertvolle Zeit.

Gerade für Online-Unternehmen ist es vielleicht interessanter, die Rechnung per Email zu versenden. Auch das ist kein Problem, da die Rechnung als PDF heruntergeladen werden kann. Noch komfortabler ist aber, wenn die Email automatisch mit der entsprechenden Rechnung als PDF-Anhang erzeugt wird. Dann muss die Email nur noch zum Kunden verschickt werden.

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Digitaler Helfer bei der Firmenwagenversteuerung

Ein Firmenwagen bringt viele Vorteile mit sich, doch wird dieser auch privat genutzt, führt an der Frage “Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Methode?” kein Weg vorbei. Auf den ersten Blick wirkt die Ein-Prozent-Methode recht attraktiv: Es müssen keine großen Mühen vorgenommen werden, denn es wird pauschal abgerechnet. Dennoch gilt es abzuwägen, da die einfache Methode ist nicht immer die kostengünstige ist. Bei der Ein-Prozent-Methode richtet sich die zu zahlende Steuerlast nach dem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs — ist dieser hoch, wird es schnell teuer.

Gerade dann und wenn das Fahrzeug zum Großteil betrieblich genutzt wird, ist das Fahrtenbuch interessant. Hier wird die Steuerlast anteilig nach dem Verhältnis zwischen Betriebs- und Privatfahrten berechnet. Die Methode ist somit individueller und kann sich lohnen. Die Steuerersparnis kommt jedoch nicht ganz ohne Aufwand: Bei einem Fahrtenbuch ist Disziplin gefragt, denn das Finanzamt nimmt es genau.

Bei einem handschriftlichen Fahrtenbuch müssen Datum, Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Start-und Zieladresse, besuchter Geschäftspartner und der Zweck der Fahrt eingetragen werden. Hinzu kommt, dass es bestimmte Kriterien gibt, nach denen das Finanzamt entscheidet, ob es das Fahrtenbuch akzeptiert. Dazu zählen die lückenlose Aufzeichnung, das zeitnahe Führen, die Angabe von Privatfahrten, die geschlossene Form und die Manipulationssicherheit. Im Alltagsstress ist es nicht immer leicht alles konsequent einzuhalten und Fehler schleichen sich schnell einmal ein.

Alternative zum Gekritzel

Eine praktische Alternative für das Fahrtenbuchproblem stellen elektronische Lösungen dar. Die digitalen Helfer übernehmen den Großteil der Arbeit des Fahrtenbuchführens automatisch. Während der Fahrt wird die Strecke aufgezeichnet und dem Firmenwagenfahrer bleiben anschließend nur wenige Schritte zum vollständigen Fahrtenbuch. Dies spart viel Zeit und vor allem Ärger mit dem Finanzamt. Doch nicht alle digitalen Fahrtenbücher sind gleich. In der Tat gibt es in der Qualität und vor allem in der Finanzamtkonformität zwischen den einzelnen Anbietern und technischen Methoden große Unterschiede.

Es gilt zu beachten: Die Richtlinien, die bei handschriftlichen Fahrtenbüchern gelten, sind auch bei elektronischen Lösungen unumgänglich. Zeitnah, so hat die Rechtsprechung entschieden, ist ein elektronisches Fahrtenbuch, wenn die geführten Fahrten binnen sieben Tagen kategorisiert werden. Um lückenlos zu arbeiten, muss tatsächlich jede Fahrt automatisch erfasst werden. Letztlich muss es sich zur Vorlage beim Finanzamt manipulationssicher, beispielsweise als PDF-Export, abrufbar sein.

Finanzamtkonform und vollautomatisch: Der Fahrtenbuchstecker

Das Berliner Unternehmen Vimcar hat sich auf ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch spezialisiert. Ein kleiner Stecker kann von dem Nutzer selbstständig in die OBD-Schnittstelle im Fahrzeug eingesteckt werden, die auch von Werkstätten zu Fehlerauslese verwendet wird. Jede Fahrt wird automatisch aufgezeichnet und kann innerhalb von 7 Tagen in der benutzerfreundlichen App am Smartphone oder Desktop als Privat- oder Betriebsfahrt kategorisiert werden.

Mit einer eigenen SIM-Karte im Stecker funktioniert die Übertragung der Fahrten autark und lückenlos — auch wenn das Handy einmal zuhause gelassen wird. Mit dieser digitalen Methode wird das Fahrtenbuch schreiben vereinfacht und es können ohne großen Zeit- und Papieraufwand Steuern gespart werden. Der Schutz von Kundendaten ist dem Berliner Unternehmen sehr wichtig, weswegen diese mit hohen Verschlüsselungsstandards und regelmäßigen, rechtssicheren Back-Ups von Zugriffen von außen geschützt sind. Das digitale Fahrtenbuch von Vimcar wurde von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG geprüft und als einziger Anbieter in Deutschland kooperiert das Unternehmen zudem mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V und der DATEV eG.

Das digitale Fahrtenbuch klingt interessant? Vimcar bietet auf der Website vimcar.de/fahrtenbuch-testen einen kostenfreien Test an: 30 Tage lang können Sie unverbindlich und kostenfrei herausfinden, ob der OBD-Stecker für Sie ein passendes Mittel zum Steuern sparen ist.

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Arbeitsplatzorganisation – so arbeitest du produktiver

Wenn ich mir meinen eigenen Schreibtisch ansehe, dann muss ich sagen, dass mein Schreibtisch nicht gerade sehr aufgeräumt ist. Außerdem muss ich zugeben, dass ich hin und wieder bestimmte Dinge doch recht lange suche. Der nur wenig aufgeräumte Arbeitsplatz führt einfach dazu, dass es schwer wird, bestimmte Unterlagen wiederzufinden. Deshalb ist eine durchdachte Arbeitsplatzorganisation sinnvoll, denn hierdurch verbessert sich unsere Produktivität signifikant, da wir benötigte Unterlagen einfach schneller finden.

Im Folgenden habe ich einige Tipps für eine bessere Arbeitsplatzorganisation zusammengetragen.

Zentraler Arbeitsbereich

Auch wenn der Schreibtisch vielleicht nicht komplett aufgeräumt ist, so sollte doch zumindest der zentrale Bereich des Schreibtisches aufgeräumt sein. In diesem Bereich sollten nur die Dokumente liegen, die für die aktuelle Arbeit benötigt werden. An den Außenkanten beispielsweise können durchaus Dinge stehen, mit denen wir uns gerade nicht beschäftigen, doch der Bereich, an dem wir sitzen, sollte nur die aktuell benötigten Dinge beherbergen.

Ich arbeite beispielsweise in der Regel am Laptop, weshalb im zentralen Arbeitsbereich bei mir meist nur der Laptop und ein Block für Notizen steht. Alle anderen Dingen liegen weiter außen, damit mich diese beim Arbeiten nicht stören.

Arbeitsmaterialien

Arbeitsmaterialien wie Locher, Tacker, Block, Stifte etc. sollten in Reichweite aufbewahrt werden. So sind diese immer griffbereit, wenn sie benötigt werden. Eine Form der Arbeitsplatzorganisation ist es, Dinge, die häufig benötigt werden, näher aufzubewahren, als Dinge die weniger oft verwendet werden.

Arbeitsmaterialien können inzwischen sehr gut online bestellt werden. Auf Engelbert Strauss findest du zahlreiche verschiedene Büroartikel, die häufig zu attraktiven Preisen angeboten werden. Außerdem ist der Online-Shop für Geschäftskunden wie auch Privatkunden gemacht.

Dokumente

Viele Dokumente werden auf dem Schreibtisch gelagert. Doch der Schreibtisch ist in der Regel nicht der beste Ort, um Dokumente zu lagern. Hier ist es sehr praktisch, sich ein Ablagesystem zu überlegen, um Dokumente übersichtlich und leicht-wiederfindbar aufzubewahren.

Ich habe beispielsweise direkt an meinem Schreibtisch ein Regal mit Ordnern stehen, in denen bestimmte Dokumente abgeheftet werden. Ich habe mir dabei ein eigenes Ordnungssystem überlegt. Meiner Meinung nach ist es wichtig, dass jeder sein eigenes Ordnungssystem findet, mit dem er am besten zurecht kommt.

Produktivität vs. Kreativität

Ganz besonders interessant finde ich die Tatsache, dass viele erfolgreiche Menschen unglaublich unaufgeräumte Schreibtische haben. Interessant ist dabei eine Aussage eines Wissenschaftlers vom Massachusetts Institute of Technology, der untersucht hat, wie Kreativität entsteht. Dabei stellte er fest, dass Kreativität durch Unordnung entsteht.

Je unordentlicher also die Arbeitsumgebung ist, desto kreativer wird man. Gleichzeitig sinkt allerdings auch die Produktivität, denn die Suche nach Dokumente dauert deutlich länger. Unordnung ist also nicht per se immer schlecht, sondern hat durchaus auch positive Effekte.

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ERP-System aus der Cloud für kleine und mittelständische Unternehmen

Die Cloud bietet sich hervorragend an, um ein ERP-System in einem Unternehmen zu installieren. Zum einen ist ein System aus der Cloud sehr leicht einzurichten und zum anderen vielseitig einsetzbar. Das Unternehmen SAP bietet beispielsweise mit SAP Business ByDesign eine Grundlage, die mit dem richtigen Partner auch für mittelständische Unternehmen hervorragend einsetzbar ist.

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine Unternehmenssoftware, welche alle geschäftsrelevanten Daten zusammenführt und verknüpft. So werden die Prozesse in einem Unternehmen verbessert, da Ressourcen effizient eingesetzt und bestimmte Prozesse sogar vollständig automatisiert werden können. Letztlich generiert das Unternehmen so einen Wettbewerbsvorteil, weil es effizienter arbeiten kann.

Warum die Cloud? 

Größter Vorteil der Cloud ist sicherlich die einfache und schnelle Anwendung. So werden beispielsweise Updates und Wartungsarbeiten automatisch durchgeführt, Sie müssen sich um diese Arbeiten nicht kümmern.

Die Cloud garantiert darüber hinaus eine breite Einsatzmöglichkeit auf verschiedenen Geräten. So kann das ERP-System neben herkömmlichen Computern auch auf mobilen Geräten genutzt werden, was die Arbeit für ihre Mitarbeiter deutlich erleichtert.

Partner für SAP Business ByDesign

Um die Lösung von SAP optimal nutzen zu können, bedarf es eines kompetenten Partners, der SAP Business ByDesign in die Unternehmensstruktur integriert. Die Bradler GmbH ist mit ihrer 15-jährigen Erfahrung ein kompetenter Partner, um das ERP-System in Ihre Unternehmensstruktur zu integrieren. Das Unternehmen ist auf Consulting, Projektmanagement und Softwareentwicklung mit dem Fokus auf SAP Business ByDesign spezialisiert.

Einsatzmöglichkeiten für SAP Business ByDesign

SAP Business ByDesign kann in allen Bereichen eines Unternehmens genutzt werden. Im Customer Relationship Management, Einkauf, Finanzwesen, Projektmanagement, Reporting, Personalwesen, Produktion und im Supply Chain Management.

Mit einer einheitlichen Softwareumgebung können so beispielsweise der Marketing-Bereich und die Beschaffung eines Unternehmens leichter zusammenarbeiten. Die Transparenz zwischen allen Geschäftsbereichen wird deutlich erhöht. Dies erleichtert die Kontrolle, damit sich ihr Unternehmen gut entwickelt. Unternehmer müssen aber auch auf sich ergebende Chancen schnell reagieren und neue Anforderungen rechtzeitig umsetzen. Auch dies funktioniert mit der Softwarelösung problemlos.

Ihre Mitarbeiter können das ERP-System nicht nur auf Desktop-Computern nutzen, sondern auch auf verschiedenen mobilen Anwendungen. Dies erleichtert den praktischen Einsatz enorm.

Idealerweise wird SAP Business ByDesign im Handel und im Dienstleistungsbereich eingesetzt. Hier entfaltet die Software ihre vollen Möglichkeiten.

Funktionsmöglichkeiten

SAP Business ByDesign bietet Ihnen vielfältige Einsatzmöglichkeiten, die ich im Folgenden einmal näher vorstellen möchte.

Zentrale Verwaltung

Die tägliche Arbeit und viele administrative Aufgaben können leicht zentral in der Anwendung verwaltet werden. Dort können beispielsweise neue Tätigkeiten erfasst, die Arbeitszeiten aufgezeichnet und verschiedene weitere Daten bearbeitet werden.

Finanzmanagement

Das Finanzmanagement spielt bei mittelständischen Unternehmen eine wichtige Rolle. Studien haben gezeigt, dass die meisten Insolvenzen auf eine unzureichende Liquidität zurückzuführen sind. Mit SAP Business ByDesign wird die Liquidität ständig überwacht, damit sich ihr Unternehmen immer im grünen Bereich befindet.

Forderungen, Verbindlichkeiten, der Zahlungsverkehr sowie der Bestand an Umlauf- und Anlagevermögen wird erfasst und die großen Datenmengen übersichtlich aufbereitet. Mit diesen tagesaktuellen Daten können deutlich fundierte Unternehmensentscheidungen getroffen werden, die letztlich Ihre Produktivität erhöhen.

Personalverwaltung

Die Personalabteilung ist sicherlich einer der Bereiche im Unternehmen, die am meisten von den neuen Softwarelösungen profitieren. Ziel von SAP Business ByDesign im Bereich der Personalverwaltung ist es, die Verantwortlichen im Unternehmen übersichtlich darzustellen, damit jeder Mitarbeiter weiß, was er wann zu erledigen hat.

Des Weiteren können Arbeitszeiten minutengenau erfasst, Spesen abgerechnet und sogar die Urlaubsplanung optimiert werden. Diese Funktionen erleichtern die Auslagerung der Lohnbuchhaltung ganz erheblich.

Projektmanagement

Projektmanager müssen viele Arbeitsschritte koordinieren und das kann schnell unübersichtlich werden. Damit die Projektverantwortlichkeiten übersichtlich sind, können in SAP Business ByDesign detaillierte Pläne und Deadlines festgelegt werden, so weiß jeder Mitarbeiter was er bis wann zu erledigen hat.

Beschaffung

In der Beschaffung bieten sich für zahlreiche Unternehmen gewaltige Chancen, die Kosten zu senken und die Abwicklung zu optimieren. Mit SAP Business ByDesign ist es leichter, die besten Zulieferer auszuwählen. Ihren Mitarbeitern kann auch Verantwortung übertragen werden, indem diese bestimmte Einkäufe selbst erledigen, ohne dass die Abwicklung kompliziert ist und lange dauert.

Supply Chain Management

Mit modernen Softwarelösungen kann die Lieferkette optimiert werden, indem beispielsweise zuverlässige Prognosen zur kommenden Nachfrage erstellt werden, anhand derer Sie den Materialbedarf anpassen können. Ihr Ziel sollte es schließlich sein, den Warenfluss zu optimieren, indem ausreichend Material in der richtigen Qualität für die Produktion zur Verfügung steht.

Customer Relationship Management

Für ein ideales Customer Relationship Management müssen Marketing, Vertrieb und Service perfekt zusammenspielen. Genau dies ist das Ziel von SAP Business ByDesign. Informationen können unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden, damit die verschiedenen Unternehmensbereiche zusammenspielen.

Integrierte Analysen und Berichte

Das ERP-System bietet Ihnen eine Reihe von Funktionen, die es ermöglichen, Analysen und Berichte zu erstellen. Hierdurch erhalten Ihre Mitarbeiter alle Informationen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.

Gesetze und Standards

Gerade in Deutschland gibt es viele verschiedene und zum Teil sehr komplexe gesetzliche Richtlinien. Diese Richtlinien müssen natürlich eingehalten werden. Wenn sich solche Vorschriften ändern, wird das ERP-System automatisch angepasst. Darüber hinaus unterstützt SAP Business ByDesign Unternehmen beim Compliance Management.

Add-Ons

So unterschiedlich jeder einzelne Mensch ist, so unterschiedlich ist auch jedes einzelne Unternehmen. Dementsprechend sind auch die EDV-Anforderungen sehr unterschiedlich. Trotz der zahlreichen Funktionen kann SAP Business ByDesign nicht standardmäßig alle Anforderungen jedes Unternehmens abdecken.

Damit aber SAP Business ByDesign Ihre Anforderungen erfüllt, gibt es ein großes Erweiterungskonzept. Kleinere Add-Ons können mit wenigen Klicks hinzugefügt werden, aber auch komplexe und umfangreiche Add-Ons können hinzugefügt werden. Hierbei unterstützt Sie die Bradler GmbH.

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