Je nach Größe, Art und Branche eines Unternehmens sind unterschiedliche Programme wichtig, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Software dient im wirtschaftlichen Bereich dazu, Aufgaben effektiver und zeitsparender auszuführen und die Kommunikation innerhalb des Betriebs zu gewährleisten. Wir geben einen Einblick, welche Software dabei in welchen Unternehmen vorhanden sein sollte.

Software für alle

Programme, die jede Firma benötigt, um überhaupt existieren zu können, gibt es selbstverständlich auch. Dazu gehören allen voran diese Systeme:

• E-Mail
• Kalender
• Datensicherung
• Virenschutz
• Textverarbeitung
• Präsentation
• Tabellenkalkulation

Diese Basics sind in der heutigen Zeit essentiell und sollten als selbstverständlich gelten. Auch wenn es etablierte Anbieter gibt, die jedem bekannt sein dürften, gibt es hier Alternativen auf dem Markt. Allerdings sind die Bedienungsoberflächen im Allgemeinen alle sehr ähnlich und eine Einarbeitung gestaltet sich immer relativ einfach.

CRM und ERP

Software, die ebenfalls zur Grundausstattung eines jeden Unternehmen gehören sollte, sind ein CRM- und ein ERP-Programm. Für beide Systeme gibt es sehr viele Anbieter auf dem deutschen Markt. Dabei unterscheidet sich deren Portfolio teilweise stark voneinander. Jede Firma sollte daher gründlich abwägen, für welches Produkt sie sich entscheidet. Unabhängig von Branche und Größe sollte mindestens eines dieser Programme vorhanden sein. Die folgende Statistik zeigt, wie viele unterschiedlichen Branchen bereits mit einer CRM-Software arbeiten.

Anzahl der Unternehmen in Deutschland nach Wirtschaftszweig aus dem Jahr 2017 mit Nutzung einer CRM-Software [Quelle: https://www.dreher-consulting.com/crm-system-sinnvoll-oder-nicht/]

• CRM ist die Abkürzung für „Customer Relationship Managament“. Wie der Name schon verrät, geht es hierbei um die Verwaltung der Kundenbeziehung. Unabhängig davon, ob die Firma im B2B- oder im B2C-Bereich tätig ist, empfiehlt sich diese Software dringend für jedes Unternehmen. Darin finden alle Mitarbeiter die Datensätze ihrer Kunden. Diese beinhalten Adressdaten, Notizen, Projekte u.v.m. Dadurch hat jeder Kollege Zugriff, auch dann, wenn der zuständige Betreuer wegen Krankheit oder Urlaub ausfällt. Die Bedienung ist recht simpel und Mitarbeiter lernen sich schnell in die wichtigsten Anwendungsmöglichkeiten ein.
• Im Gegensatz dazu ist „Enterprise Ressource Planning“, kurz ERP, für die Ressourcen des eigenen Unternehmens zuständig. Damit hat der Geschäftsführer einen direkten Einblick in die komplette Buchhaltung, sowohl die Warenbestände als auch die Mitarbeiter betreffend. Allerdings handelt es sich dabei nur um die Basisausstattung. Weitere Module, die die Anbieter zur Verfügung stellen, sind branchen- und größenabhängig. Daher sollten die Firmen diese nach Bedarf hinzubuchen. Ist die Software wie hier noch übersichtlich, hält sich auch die Einarbeitungszeit gering.

ERP: Von der Basis-Ausstattung zur individuellen Branchensoftware

ERP-Lösungen können mit dem Unternehmen wachsen. Daher ist es für Gründer wichtig, sich für eine Grundausstattung zu entscheiden, die die Möglichkeit bietet, sich den gegebenen Anforderungen mit der Zeit anzupassen. Bis vor einigen Jahren galt noch die Regel, dass ERP-Software nur für große Unternehmen geeignet war. Allerdings bieten solche skalierenden Lösungen für Firmen jeder Größe sinnvolle Nutzungsmöglichkeiten.

Eine einfache Buchhaltungssoftware verwandelt sich durch verschiedene Module bis hin zu einem Allrounder. Dieser verknüpft alle Arbeitsläufe in einem Betrieb automatisch miteinander. So sorgt die Software dafür, dass der Informationsfluss zwischen den unterschiedlichen Abteilungen läuft. Als Beispiel können Betriebe, die einen Online-Shop erstellen, dessen Warenwirtschaft an das bestehende ERP-System anbinden. Dadurch ist dieser mit dem Lager und der Logistik verbunden. Die Abteilungen sehen sofort, wenn ein Kunde eine Ware bestellt, was die Verarbeitung enorm erleichtert und die Abläufe beschleunigt.

Komplexere Programme benötigen längere Einweisungszeiten

Da die Anwendungen der Software parallel zum Wachstum der Firma steigen, gestaltet sich auch die Einarbeitung immer schwieriger. Die Betriebe müssen ein Programm, das in jeder Abteilung vorhanden ist, allen Mitarbeitern erklären. Schulungen und längere Einweisungszeiten sind die logischen Konsequenzen. Jedoch einmal eingelernt, erleichtern diese Systeme die Firmenabläufe enorm.

Branchensoftware

Im Gegensatz zum ERP-Programm, das sich allen Branchen anpassen kann, gibt es für Unternehmen auch spezielle Branchensoftware. Diese richtet sich inhaltlich und schematisch an die jeweiligen Bedürfnisse der Branche. Deshalb bieten Anbieter dieser Systeme gerne direkt Komplettlösungen für das gesamte Geschäftsfeld an. Zum Beispiel gibt es für Banken Bankensoftware-Produkte, die für keine andere Branche passt.

Jede Software hat ihre Vor- und Nachteile. Wer ein Programm für seinen Betrieb sucht, hält sich am besten daran, im Vorfeld Demo-Versionen zu testen. Ebenfalls zu empfehlen sind Gespräche mit den Herstellern selbst bzw. vorzeitig online Software-Vergleiche heranzuziehen. Dies kann die Entscheidung deutlich erleichtern.