Wenn ein Kunde nicht zahlt, ist das ärgerlich. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen leiden darunter. Tatsächlich gibt es einige größere Firmen und öffentliche Einrichtungen, die ihre Rechnungen erst lange nach Fälligkeit zahlen. Einige lassen sich sogar absichtlich verklagen und kalkulieren die Kosten als eine Art billigen Kredit. Eigentlich lebensfähige Unternehmen werden so zahlungsunfähig, weil Gelder so lange ausbleiben, bis sie Insolvenz anmelden müssen. Um das zu verhindern, muss man als Unternehmen richtig und schnell reagieren.

Vorab sollte man anmerken, dass vielen dieser Schritte effektiv vorgebeugt werden kann. Mahnungen kann man vermeiden, indem man bereits im Kaufvertrag ein eindeutiges Fälligkeitsdatum der Zahlung festlegt. Des Weiteren kann man den Kunden die Entscheidung, zu zahlen, einfacher machen, indem man ihnen Skonto gewährt. Greifen diese vorbeugenden Methoden nicht, werden die folgenden Schritte nötig:

1. Mahnung

Sobald auf einen Vertrag hin nicht geleistet wird, ist es wichtig für den Gläubiger, den Schuldner so schnell wie möglich in Verzug zu setzen. Verzug ist Voraussetzung für weitere (rechtliche) Schritte. Ein Schuldner gerät dann in Verzug, wenn er auf eine Mahnung eines Gläubigers nicht leistet. Die Mahnung kann vermieden werden, indem der Gläubiger bereits im Vertrag einen genauen Zahlungstermin festlegt. Auf diese Weise ist der Schuldner direkt bei Nichtleistung in Verzug. Hat man keinen solchen Termin festgelegt, muss man ein ordnungsgemäßes Mahnschreiben aufsetzen. Es könnte etwa lauten:

„Auf die oben genannte Rechnung haben wir bis zum heutigen Tag keinen Zahlungseingang feststellen können. Sollten Sie den Rechnungsbetrag in den letzten Tagen zum Ausgleich gebracht haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos. Ist dies nicht der Fall, fügen wir eine Rechnungskopie zu Ihrer Kenntnisnahme bei. Wir bitten Sie, den Ausgleich der Rechnung nachzuholen und erwarten den Eingang Ihrer Zahlung bis spätestens (genaue Datumsangabe).
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an…“

Eine solche Mahnung sollte immer schriftlich per Einschreiben mit Rückschein an den Schuldner versandt werden. Ansonsten könnte der Schuldner behaupten, nie eine Mahnung empfangen zu haben. Besonders wichtig bei der Formulierung sind eine ausdrückliche Zahlungsaufforderung und die Bestimmung eines konkreten Zeitpunktes mit Datum, bis zu welchem zu zahlen ist.

Wird auf diese Mahnung hin nicht geleistet, kann man als Gläubiger den Druck erhöhen und auf die Möglichkeit des gerichtlichen Mahnverfahrens verweisen.

• Verzugszinsen

Sobald der Schuldner in Verzug ist, ist der Gläubiger berechtigt, Verzugszinsen zu verlangen. Ist der Kunde ein Verbraucher, können die Zinsen bis zu 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank liegen. Handelt es sich beim Kunden um ein Unternehmen, ist also kein Verbraucher beteiligt, können die Zinsen sogar bis zu 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz liegen. Der Basiszinssatz schwankt und ändert sich zum 01.01. und 01.07. jeden Jahres. Den aktuell gültigen Zinssatz findet man hier.

• Gerichtliches Mahnverfahren

Neben einer Klage ist das Mahnverfahren eine zweite Möglichkeit, mit gerichtlicher Hilfe eine Geldforderung durchzusetzen. Es hat einige Vorteile:

• kein Rechtsanwalt nötig, daher preiswert (im Vergleich zu einer Klage)

• formalisiertes Verfahren, also sehr bequem und unkompliziert

• schnell, weil man auf Einreichung einer Klageschrift und auf eine Verhandlung verzichtet

Hat man das Mahnverfahren eingeleitet, gibt es drei Möglichkeiten für den weiteren Verlauf:

1. Der gemahnte Schuldner zahlt, dann war das Mahnverfahren erfolgreich.

2. Der Schuldner legt Widerspruch gegen den Mahnbescheid ein. Das Mahnverfahren hat seinen Zweck verfehlt und wird dann auf Antrag des Gläubigers zu einem normalen Zivilprozess. Die Justizkasse verlangt weitere Gerichtskosten und es kommt wahrscheinlich zur Gerichtsverhandlung.

3. Der Schuldner reagiert überhaupt nicht. Nach Ablauf der Widerspruchsfrist des Schuldners kann man dann innerhalb von 6 Monaten einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Dieser ist ein vollstreckbarer Titel, mit dem der Gläubiger über den Gerichtsvollzieher in das Vermögen des Schuldners bis zu 30 Jahre lang vollstrecken kann. Die Kosten für den Gerichtsvollzieher hat der Schuldner zu tragen, wenn er zahlen kann. Generell sollte man aber Folgendes bedenken:

Wenn bekannt ist, dass bei einem Schuldner nichts zu holen ist, sollte man keine Anträge stellen. Gericht und Gerichtsvollzieher müssen in jedem Fall bezahlt werden, entweder vom Antragsteller oder vom Schuldner. Bekannt kann die Zahlungsunfähigkeit des Schuldners beispielsweise sein, wenn er durch eine eidesstattliche Versicherung öffentlich versichert hat, kein pfändbares Vermögen zu besitzen.

• Inkassoverfahren

Das Inkassoverfahren ist eine Alternative zum Gerichtsverfahren. Es gibt zwei verschiedene Varianten: Treuhandinkasso und Forderungskauf.

1. Treuhandinkasso

Hier bleibt der Gläubiger Eigentümer der Forderung. Der Vorteil dabei ist, dass der Gläubiger meist seine Forderung in voller Höhe erhält. Lediglich mit einer Erfolgsprovision des Inkassounternehmens ist zu rechnen.

2. Forderungskauf

Hier verliert der ursprüngliche Gläubiger seine Ansprüche. Ein Inkassounternehmen kauft die ausstehenden Forderungen auf. Der Hauptvorteil ist die sofortige Liquidität.
Nachteil für den ursprünglichen Gläubiger ist, dass die Inkassounternehmen meist deutlich weniger zahlen, als eine Forderung beträgt. Hier ist mit einem Verlust von 10-15% der Forderung zu rechnen.