Ich kenne es von mir selber: an manchen Tag schafft man einfach nicht so viel. Manchmal ist der Tag so schnell rum und wenn ich dann überlege, was ich heute geschafft habe, stelle ich erstaunt fest, dass es deutlich weniger war, als ich mir vorgenommen habe.

Gerade dann, wenn du dir dein eigenes Online Business aufbaust, bist du vollkommen selbst dafür verantwortlich, dass du nach vorne kommst. Du hast keinen Chef, der dir sagt, was zu tun ist. Du musst selbst dafür sorgen produktiv zu arbeiten. Genau diese Freiheit verführt leicht zum trödeln oder dazu, dass du schlicht nicht produktiv arbeitest, obwohl es sich nach arbeiten anfühlt. Du hast aber keinen Plan und läufst deshalb im Kreis, anstatt in eine bestimmte Richtung zu laufen.

In diesem Beitrag möchte ich dir erklären, wie du mit etwas mehr Organisation deine Produktivität radikal erhöhen kannst.

Nutze den Abend, um den nächsten Tag zu planen

Für mich habe ich die Erfahrung gemacht, dass ich am leichtesten am Abend die Aufgaben und ToDo-Listen für den nächsten Tag festlegen kann. So benötige ich am Abend nur ca. 15-20 Minuten, um meine gesamten Aufgaben für den nächsten Tag zu definierten.

Im Gegensatz dazu habe ich erlebt, wie lange ich benötige, wenn ich am Abend zuvor keine Aufgabenliste erstellt habe: meistens saß ich am nächsten Morgen vor dem Laptop und habe überlegt und überlegt, welcher Aufgabe ich mich jetzt am besten widme. Ich habe den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr gesehen.

Wenn ich an einem Tag dann beispielsweise sechs Aufgaben bearbeiten wollte und ich vor jeder Aufgabe zunächst 10 Minuten überlegen musste, was ich genau tun soll, habe ich an dem Tag eine Stunde damit verbracht zu überlegen was ich zu tun habe.

Wenn ich meinen Tagesablauf am Abend vorher plane, benötige ich hingegen nur maximal 20 Minuten. Zudem habe ich noch einen weiteren Vorteil festgestellt, wenn ich meine Aufgaben am Abend zuvor plane: ich bin viel motivierter.

Jeden Morgen stehe ich mit einem konkreten Plan auf und ich weiß genau, was ich zu tun habe. Mit einem Plan kann ich mich sofort an die Arbeit machen. Ich fühle mich voller Energie, wenn ich weiß was ich an dem jeweiligen Tag machen werde. Weiß ich hingegen nicht, was meine Aufgaben für den Tag sind, werde ich schnell träge.

Genieße den Morgen

Der Morgen ist für mich die wichtigste Tageszeit und ich liebe es den Tag mit einem leckeren Frühstück entspannt zu starten. Versuche die Emails am Morgen zu ignorieren und konzentriere dich stattdessen lieber auf dein Frühstück. Du wirst den gesamten Tag noch genug Email zu lesen und zu bearbeiten haben, aber der Morgen sollte dir gehören.

Einige Leute machen gerne früh morgens etwas Sport und nutzen die Zeit für sich selbst und ich glaube genau das ist der richtige Weg. Du musst nicht 24 Stunden am Tag für dein Business da sein. Neben der Nacht solltest du auch den Morgen dazu nutzen etwas Abstand von deinem Business zu gewinnen. Der Morgen ist sozusagen die Ruhe vor dem Sturm.

Outsourcing

Du musst dich nicht selbst um alles kümmern. Besonders die Dinge, die zeitraubend und wenig kompliziert sind eigenen sich hervorragend zum Outsourcing. Indem du bestimmte Aufgaben an Dritte delegierst, hast du für deine Kernaufgaben mehr Zeit und kannst diese sorgfältiger bearbeiten, während ein anderer sich um die einfachen, aber zeitraubenden Arbeiten kümmert.

So kannst du beispielsweise einen virtuellen Assistenten aus Deutschland mit verschiedensten Aufgaben betreuen. Hier eine kurze Liste an Aufgaben, die sich hervorragend dazu eignen diese an einen virtuellen Assistenten zu übergeben:

• Übersetzungen
• Transkriptionen
• Internetrecherchen
• einfache Social Media Arbeiten
• Contenterstellung (z.B. Texte)
• Bearbeitung von Kundenanfragen
• etc.

Wenn du nicht zwangsläufig einen deutschsprachigen Assistenten benötigst, könnte es sich eventuell anbieten, einen ausländischen Virtual Assistant zu beauftragen. In Indien gibt es beispielsweise einige Unternehmen, die hochqualifizierte Virtual Assistants zu einem günstigen Preis anbieten. Der einzige Nachteil ist hier, dass die Kommunikation auf Englisch erfolgt. Diese bieten allerdings den großen Vorteil, dass du hochqualifizierte Assistenten (meist mit Hochschulabschluss) zu einem sehr günstigen Preis beauftragen kannst.

Fokus

Ganz wichtig, um produktiv arbeiten zu können ist der Fokus. Du musst dich vollkommen auf deine Arbeit konzentrieren und Ablenkungen so gut es geht vermeiden. So ist es beispielsweise schlecht, alle 20 Minuten seine Emails zu checken oder sich von anderen Dingen ablenken zu lassen.

Du solltest, wenn du an einer bestimmten Aufgabe arbeitest, dich von nichts ablenken lassen. Also keine neuen Email laden, keine anderen Dinge im Internet suchen und im besten Fall sogar das Telefon ausschalten. Gut, nicht jeder kann sein Telefon ausschalten, aber wem es möglich ist, sollte seinen Workflow nicht durch ein eingehendes Telefonat unterbrechen müssen.

Sobald du deine Aufgabe erledigt hast, oder bei längeren Aufgaben eine Pause machst, kannst du ruhig mal deine Emails checken bzw. schauen, ob dich jemand erreichen wollte. Wichtig ist nur, dass du durch solche Ablenkungen deinen Workflow nicht unterbrichst.

Wir kennen es doch alle: einmal im Flow arbeiten wir schnell und zielorientiert. Sobald wir aber in unserem Flow unterbrochen werden, sei es durch eingehende Email oder einem Telefonat, ist es schwierig erneut in diesen Flow zu kommen.

Zum Fokus gehört auch, dass du dich auf eine einzige Aufgabe konzentrieren solltest. Studien haben immer wieder gezeigt, dass Multitasking nicht nur die Arbeitszeit verlängert, sondern auch die Qualität der Arbeit senkt.

Wenn du noch weitere Tipps hast, wie du produktiver arbeiten kannst, würde ich mich über einen Kommentar riesig freuen.

Bildquelle: © alphaspirit – Fotolia.com