Viele Selbständige und Unternehmer vernachlässigen die Möglichkeiten, die eine gute Kommunikation am Telefon ihnen bietet. Neben hochwertigen und professionellen Telefonen ist es aber auch wichtig die eigenen Fähigkeiten zu schulen.

Die meisten Leute beschäftigen sich nur am Rande mit einer effektiven und professionellen telefonischen Kommunikation, doch gerade am Telefon entscheidet sich häufig, ob man den Auftrag erhält oder nicht.

Wenn sie am Telefon zum ersten Mal mit einem neuen Kunden sprechen, ist es wichtig freundlich, professionell, kundenorientiert und strategisch vorzugehen.

Im Folgenden möchte ich ihnen 9 Tipps geben mit denen sie professioneller telefonieren werden. Die meisten Tipps sind dabei sehr einfach umzusetzen und sie können die Tipps bereits beim nächsten Telefonat ausprobieren.

Vermindern sie Störfaktoren

Versuchen sie beispielsweise störende Geräusche zu beseitigen oder zumindest zu vermindern, das Gleiche gilt für Ablenkungen.

Einen Moment warten

Wenn sie angerufen werden sollten sie einen Augenblick warten, bis sie den Hörer abnehmen. Gehen sie am besten erst nach dem zweiten oder dritten klingeln dran. Andernfalls denkt ihr Gegenüber möglicherweise, dass sie gar nichts zu tun hätten.

Erst die Firma, dann sie

Da der Anrufer häufig ihre ersten Wörter nicht unbedingt immer versteht, ist es sinnvoll zuerst den Firmennamen zu nennen und dann erst ihren Namen.

Seien sie freundlich

Das Wichtigste ist, wie ich finde, eine positive Gesprächsatmosphäre aufzubauen. Ihre Grundeinstellung sollte also freundlich und offen sein.

Versuchen sie durch einen hilfsbereiten Gesprächseinstieg eine solche Atmosphäre zu erzeugen. Z.B.: „Wie kann ich Ihnen helfen?“.

Nennen sie ihren Gesprächspartner beim Namen

Die wenigsten Menschen nennen ihren Gesprächspartner am Telefon bei seinem Namen, eine gute Chance also bei ihrem Gesprächspartner positiv hervorzustechen.

Übertreiben sie es natürlich nicht, aber so weiß ihr Gegenüber bei einem Erstgespräch, dass sie ihm sehr genau zugehört haben. Auch bei einem bekannten Gesprächspartner zeigt dies Interesse.

Hören sie zu und zeigen sie es

Hören sie bei einem Telefonat genau zu. Da sie die Mimik und Gestik ihres Gegenübers nicht sehen können, ist es umso wichtiger genau zuhören zu können.

Versuchen sie ihren Gesprächspartner nur in Ausnahmefälle zu unterbrechen und zeigen sie ihm, dass sie zuhören indem sie ihm beispielsweise regelmäßig zustimmen oder bestimmte Dinge tiefer hinterfragen.

Notieren sie das Wichtigste

Es ist in der Regeln sehr hilfreich sich bei wichtigen Telefonaten zu den Kernaussagen Notizen zu machen. Besonders da wir unser Gegenüber nicht vor uns sehen können, fällt es uns schwer die Gesprächsinhalte zu behalten, da uns ein richtiges Bild vor Augen mit der passenden Mimik und Gestik unseres Gegenübers fehlt.

Fassen sie zum Schluss das Gespräch zusammen

Es ist häufig sinnvoll zum Abschluss eines Gesprächs die wesentlichen Inhalte zusammenzufassen. So hat jeder der Gesprächsteilnehmer einen kurzen Überblick über die besprochenen Themen und deren Ergebnisse.

Lassen sie sich getroffene Vereinbarungen von ihrem Gegenüber bestätigen

Wenn sie am Telefon wichtige Dinge besprechen und sich auf bestimmte Punkte einigen (z.B. einen Termin oder Auftrag), dann schicken sie ihrem Gesprächspartner am besten die vereinbarten Punkte per Email zu, damit er die Punkte bestätigen kann.

Ich hoffe mit diesen 9 Tipps können sie ihre eigenen Kommunikationsfähigkeiten weiter verbessern.

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